Kommunstyrelsen, möte 29.4.2019

Protokollet är granskat

§ 146 Kommunens anslutning till KL-Kuntahankinnat Oy:s gemensamma upphandling av IT-apparatur och tjänster i anslutning till dem

KIRDno-2017-1410

Tidigare behandling

Beredare

Oili Toivanen, hankintapäällikkö, oili.toivanen@kirkkonummi.fi

Beskrivning

Tausta

Kunnanhallitus päätti 19.9.2005  (428 §, dnro 1056/135/2005), että kunta hankkii 1.1.2006 alkaen mm. atk-laittet leasingrahoituksella ja että leasingrahoitus kilpailutetaan. Aluksi kunta kilpailutti itse leasingrahoituksen ja siihen liittyvät palvelut. Palveluntuottajana toimi 3 Step IT Oy.

Kunnanhallituksen päätöksellä 26.5.2014 § 216 (Dnro 457/02.08.00/2011) kunta liittyi kilpailuttamaansa sopimusta edullisempaan KL-Kuntahankinnat Oy:n yhteishankintana kilpailuttamaan ICT-laitteiden leasingrahoitus ja elinkaarenhallinta 2014-2018 -puitesopimukseen, jossa palveluntuottajana on 3 Step IT Oy kuten kunnan edellisissäkin sopimuksissa. Nykyinen puitesopimus päättyy huhtikuussa 2018. KL-Kuntahankinnat Oy on nyt kilpailuttamassa uudelleen ICT-laitteiden leasingrahoituksen ja elinkaarenhallintapalvelut (KLKH130) 4-vuotiselle sopimuskaudelle  Tarjouspyyntö julkaistaan joulukuussa 2017.

Yhteishankintayksikön käyttäminen

Suomen Kuntaliiton omistama kuntien yhteishankintayksikkö KL-Kun­ta­han­kin­nat Oy (jäljempänä Kuntahankinnat) on voittoa tavoittelematon yhtiö, joka kilpailuttaa ja neuvottelee asiakkaittensa puolesta puitejärjestelyjä ja han­kin­ta­so­pi­muk­sia sekä vastaa sopimushallinnasta. Kuntahankintojen tavoitteena on tuottaa asiak­kail­leen säästöjä yhteishankinnan suuren volyymin tuomina alhaisempina yk­sik­kö­hin­toi­na. Kunta-asiakas hyötyy myös säästyessään oman kilpailutus- ja hankintaprosessinsa kus­tan­nuk­sil­ta ja voidessaan käyttää hankintatoimensa resursseja omiin kuntakohtaisiin tarjouskilpailuihin.

Kuntahankinnat keskittyy volyymituotteiden kilpailutuksiin, joissa saadaan selvää ja todennettua mittakaavaetua hintasäästöinä ja joissa paikallista tarjontaa ei yleensä ole. Kuntahankinnat kattaa kulunsa palvelumaksuilla, jotka sopimustoimittajat sisällyttävät asiakashintoihin. Kuntahankintojen palvelumaksu leasingrahoituksen puitesopimuksessa on 0,15 % rahoitettavien kohteiden ja palvelujen verottomasta arvosta. Palvelumaksu sisältyy palveluntuottajan veloittamiin hintoihin.

Oikeuskäytännön uusien linjausten vuoksi yhteishankintayksiköiden kuten Kuntahankintojen on ilmoitettava jo tarjouspyynnössä  hankinnan laajuus nimeämällä puitesopimusta käyttävät tai siitä kiinnostuneet hankintayksiköt ja niiden ostovolyymit puitesopimuskauden aikana. Vain sitoutumalla jo kilpailutukseen kunta-asiakkaat varmistavat, että ne voivat käyttää tulevaa puitesopimusta.

Hankinnan kohde

Kuntahankintojen kilpailutuksen, ICT-laitteiden leasingrahoitus ja elinkaarenhallintapalvelut (KLKH130), kohteena on leasingrahoitus ICT-laitteille ja tarvittaessa myös ohjelmistoille valmistajasta riippumattomasti. Asiakas voi valita, mitkä kohteet se leasingrahoittaa vai käyttääkö se leasingrahoitusta lainkaan ja tarvittaessa asiakas voi myös jatkovuokrata tai lunastaa laitteita. Kunta tulee käyttämään kilpailutettavaa puitesopimusta  pääasiassa tietokoneiden ja tulostin-/monitoimilaitteiden leasingrahoitukseen silloin kun se käyttää leasingrahoitusta hankkiessaan ICT-laitteita.

Kilpailutukseen ja tulevaan puitesopimukseen sisältyvät myös jo edellisissä puitesopimuksissa olleet ICT-laitteiden elinkaarenhallintapalvelut, erityisesti laiterekisteri ja sen raportointityökalu sekä laiterekisteriin liittyvät integraatiot. Ne tukevat merkittävästi kunnan laitteistokannan hallintaa. Sopimuksen muista hyödyllisistä lisäpalveluista, jotka sisältyvät kilpailutukseen, kunta on käyttänyt poistuvien laitteiden pakkausta, tietoturvallista tyhjennystä ja kierrätyspalvelua.

Hankinnan arvo

ICT-laitteiden leasingrahoituksen ja elinkaarihallintapalvelujen kustannukset kunnalle 4-vuotisen sopimuskauden aikana ovat yhteensä noin 220 000 euroa (alv 0 %). Tähän summaan ei sisälly ICT-laitteiden hankintahintoja. 

Beslutsförslag

Föredragande

Tarmo Aarnio, kunnanjohtaja, tarmo.aarnio@kirkkonummi.fi

Kunnanhallitus päättää sitoutua KL-Kuntahankinnat Oy:n kilpailutukseen ICT-laitteiden leasingrahoituksesta ja elinkaarenhallintapalveluista sekä kyseisen kilpailutuksen perusteella solmittavan puitesopimuksen käyttäjäksi sopimuskauden päättymiseen eli huhtikuuhun 2022 asti.

 

Kunnanhallitus 20.11.2017 käsittely:

Hankintapäällikkö Oili Toivanen oli kokouksessa läsnä asian käsittelyn ajan.

Beslut

Ehdotuksen mukaisesti.

Beredare

  • Lea Blomberg, lea.blomberg@kirkkonummi.fi

Beskrivning

Kommunstyrelsen 20.11.2017 § 238

Bakgrund

Kommunstyrelsen beslutade 19.9.2005 (428 §, dnr 1056/135/2005) att kommunen fr.o.m. 1.1.2006 skaffar bl.a. adb-anordningar med leasingfinansiering och att leasingfinansieringen konkurrensutsätts. Till en början konkurrensutsatte kommunen själv leasingfinansieringen och anknytande tjänster. Som serviceproducent fungerar 3 Step IT Oy.

Med kommunstyrelsens beslut 26.5.2014 § 216 (Dnr 457/02.08.00/2011) anslöt sig kommunen till KL-Kuntahankinnat Oy:s konkurrensutsättning av ramavtalet gällande leasingfinansiering och livscykelhantering för ICT-utrustning 2014-2018 som en gemensam upphandling där serviceproducenten är  3 Step IT Oy så som i kommunens tidigare avtal, men förmånligare. Det nuvarande ramavtalet utgår i april 2018. KL-Kuntahankinnat Oy konkurrensutsätter nu på nytt  leasingfinansiering och livscykelhanteringstjänster för ICT-utrustning (KLKH130) för en avtalsperiod om 4 år. Anbudsbegäran publiceras i december 2017.

Utnyttjande av enheten för gemensam upphandling

Kommunernas inköpscentral KL-Kuntahankinnat Oy (nedan Kuntahankinnat), som ägs av Finlands Kommunförbund, är ett ideellt bolag som för sina kunders räkning konkurrensutsätter och förhandlar om ramavtal och upphandlingsavtal samt ansvarar för förvaltning av avtalen. Kuntahankinnats mål är att för kunderna ge besparingar genom att priserna per enhet är lägre tack vare den stora volymen i gemensamma upphandlingar. Kommunkunden sparar också kostnaderna för egen konkurrensutsättnings- och upphandlingsprocess och kan använda sitt upphandlingsväsendes resurser till egna kommunvisa anbudstävlingar.

Kuntahankinnat fokuserar på konkurrensutsättning av volymprodukter där man får klara och konstaterade skalfördelar i prisbesparingar och där det i allmänhet inte finns något lokalt utbud. Kuntahankinnat täcker sina utgifter med serviceavgifter som avtalsleverantörerna inkluderar i kundpriserna. Kuntahankinnats serviceavgift i ramavtalet gällande leasingfinansiering är 0,15 % av den momsfria summan för objekt och tjänster som ska finansieras. Serviceavgiften ingår i priserna som serviceproducenten tar ut.

På grund av de nya riktlinjerna i rättspraxisen ska Kuntahankinnat redan i anbudsbegäran meddela upphandlingens omfattning genom att utse de upphandlingsenheter som använder ramavtalet eller som är intresserade av det och deras köpvolymer under ramavtalsperioden. Endast genom att förbinda sig redan till konkurrensutsättningen försäkrar sig kommunkunderna om att använda det kommande ramavtalet.

Föremål för upphandlingen

Objektet för Kuntahankinnats konkurrensutsättning, leasingfinansiering och livscykelhanteringstjänster gällande ICT-utrustning (KLKH130), är leasingfinansiering för ICT-utrustning och vid behov också för programvara oberoende av tillverkare. Kunden kan välja vilka objekt den leasingfinansierar eller om den överhuvudtaget använder leasingfinansiering, och vid behov kan kunden också hyra vidare eller lösa in anordningar. Kommunen ska använda ramavtalet som konkurrensutsätts huvudsakligen till leasingfinansiering av datorer och skrivare/multifunktionsapparater då den använder leasingfinansiering vid anskaffning av ICT-utrustning.

Konkurrensutsättningen och det kommande ramavtalet omfattar också livscykelhanteringstjänsterna för ICT-utrustning som fanns redan i de tidigare ramavtalen, i synnerhet ett anordningsregister och dess rapporteringsverktyg samt integrationer som hänför sig till anordningsregistret. De stöder i hög grad hanteringen av kommunens utrustningsbestånd. Av de övriga nyttiga tilläggstjänsterna i avtalet, vilka ingår i konkurrensutsättningen, har kommunen använt förpackning av apparatur som avskrivs, datasäker tömning samt återvinningstjänster

Upphandlingens värde

Kostnaderna för leasingfinansiering och livscykelhanteringstjänster för ICT-utrustning för kommunen under avtalsperioden på 4 år är sammanlagt ca 220 000 euro (moms 0 %). I den här summan ingår inte anskaffningspriset för ICT-utrustningen. 

Förslag

Kommunstyrelsen beslutar att förbinda sig till KL-Kuntahankinnat Oy:s konkurrensutsättning av leasingfinansiering och livscykelhanteringstjänster för ICT-utrustning samt till att använda ramavtalet som ingås på basis av anbudstävlingen till utgången av avtalsperioden, dvs. till april 2022.

Kommunstyrelsens behandling 20.11.2017:

Upphandlingschef Oili Toivanen var närvarande vid sammanträdet under behandlingen av ärendet.

Beslut

Beslut enligt förslaget.

 

Kommunstyrelsen 29.4.2019

Kommunernas inköpscentral KL-Kuntahankinnat Oy som ägs av Finlands Kommunförbund är ett icke-vinstsyftande bolag som för sina kommunkunders räkning konkurrensutsätter och förhandlar om ramavtal och upphandlingskontrakt samt ansvarar för avtalshanteringen. Bolagets mål är att för kunderna ge besparingar genom att priserna per enhet är lägre tack vare den stora volymen i gemensamma upphandlingar och att kunden sparar kostnaderna för en egen konkurrensutsättning och övervakning av leverantören under avtalstiden. KL-Kuntahankinnat Oy täcker sina kostnader med serviceavgifter som avtalsleverantörerna betalar och som ingår i avtalsleverantörernas försäljningspriser.

Kommunen har från och med 1.12.2017 använt Kuntien Tiera Oy:s näthandelstjänst, dvs. Tieran Verkkokauppa (kommunstyrelsens beslut 11.12.2017), vars nuvarande ramavtalsleverantör är Atea Finland Oy, då kommunen skaffar IT-anordningar (arbetsstationer, skrivare, surfplattor, servrar, lagringssystem och adaptrar samt tillbehör till dem) och tillhörande tjänster inklusive programvara och licenser (förutom Microsoft-användarrättigheter). Innan det var kommunen med i ramavtalet om IT-anordningar och tillhörande tjänster mellan inköpscentral KL-Kuntahankinnat Oy, som ägs av Finlands kommunförbund, och Dustin Finland Oy. Detta avtal upphörde i november 2017. Kommunen förband sig till att använda avtalet ifråga med kommunstyrelsens beslut 8.11.2013 § 474 (Dnr 954/07.03.02/2013). Ursprungligen var ramavtalsleverantören Businessforum Oy, som under avtalsperioden ändrades till Dustin Finland Oy. Innan det här avtalet åren 2010-2013 använde kommunen för anskaffning av IT-anordningar det föregående ramavtalet som KL-Kuntahankinnat Oy hade konkurrensutsatt, där Businessforum Oy var leverantör.

Anslutning till Tiera Verkkokauppa som användare förpliktar inte kommunen till att använda nätbutikstjänsten. Kommunen kan köpa samma produkter och tjänster förutom i Tiera Verkkokauppa också av andra leverantörer.  Kommunen förbinder sig inte till några upphandlingsmängder. Kommunen kan när som helst avsluta användningen av nätbutiken. Upphandlingspriset på IT-anordningarna som Kyrkslätts kommun nu använder är sammanlagt ca 1,9 milj. euro (moms 0 %), av vilket ADB-enhetens andel är ca 1,4 milj. euro och bildningssektorns andel ca 500 000 euro. Av IT-anordningarna i ADB-enhetens anordningsregister är ungefär 1 250 st. arbetsstationer och resten skrivare, skärmar osv. Av bildningssektorns IT-anordningar är ungefär 1 100 st. iPad-anordningar och ungefär 570 st. bärbara datorer.

Kuntahankinnat konkurrensutsatte IT-anordningar med tillhörande tjänster år 2017. Avtalet om detta har förts till marknadsdomstolen, och då beslutade kommunen köpa produkterna från Tiera Verkkokauppa. Marknadsdomstolen har avgjort tvisten, och Dustin är leverantör av IT-anordningar och tillhörande tjänster för Kuntahankinnat.

Informationsförvaltningen har jämfört Tiera Verkkokauppas och Dustins priser. I regel är alla anordningar som används billigare hos Dustin än hos Tiera Verkkokauppa. Några exempel:

HP 840 G5 laptop med 4 års garanti: Atea 795,17€, Dustin 785 €

HP 600 G4 stationär dator: Atea 795,17€, Dustin 580 €

HP E243 monitor = 169 € hos båda

HP Color laserjet pro M402dne: Atea 185 €, Dustin 175 €

Ipad 10.1”: Atea 363€, Dustin 360 €

Inom ett år är inbesparingarna enbart i fråga om datorer 500 st. laptopar 10€*500=5000 € i inbesparingar.

500 st. desktopar inbesparingar 15,46*500=7730 €

 

Föremål för upphandlingen är

• arbetsstationer (bordsdatorer, bärbara datorer, datorskärmar) och utrustning

• skrivare och utrustning

• surfplattor

• servrar, lagringssystem och adaptrar samt utrustning

• programvara och licenser (gäller inte Microsoft-användarrättigheter)

• samt service som gäller de ovan nämnda så som förinstallering, installerings- och uppdateringsprojekt och teknisk planering

 

Informationsförvaltningens årliga anskaffningar av IT-anordningar och tillhörande tjänster under de följande fyra åren uppgår till uppskattningsvis 800 000 euro/år.

Uppskattningen av anskaffningen av IT-anordningar med tillhörande tjänster under de följande fyra åren är sammanlagt ca 3,2 milj. euro (moms 0 %). 

Beslutsförslag

Föredragande

  • Tarmo Aarnio, kunnanjohtaja, tarmo.aarnio@kirkkonummi.fi

Kommunstyrelsen beslutar att kommunen ansluter sig till avtalet IT-apparatur och tjänster i anslutning till dem som konkurrensutsätts av KL-Kuntahankinnat och där avtalsleverantör är Dustin Oy då det upphandlar IT-anordningar (arbetsstationer, skrivare, surfplattor, servrar, lagringssystem, adaptrar samt tillbehör till dem) och tjänster i anslutning till dem, inklusive programvaror och licenser (utom Microsoft-användarrättigheter).

Beslut

Enligt förslaget.


Sökande av ändring

Anvisning för rättelseyrkande

 

Rättelseyrkande till kommunstyrelsen

Den som är missnöjd med detta beslut kan göra en skriftlig begäran om omprövning. Ändring i beslutet får inte sökas genom besvär hos domstolen. Ett rättelseyrkande får framställas av den som beslutet avser eller av den vars rätt, skyldighet eller fördel direkt påverkas av beslutet (part) samt av kommunmedlemmarna.

 

Myndighet till vilken rättelseyrkande ska framställas

Rättelseyrkandet framställs till kommunstyrelsen i Kyrkslätt.

 

Tidsfrist för rättelseyrkande

Rättelseyrkandet ska framställas inom 14 dagar från delfåendet av beslutet.

 

Delfående

En part anses ha fått del av beslutet, om inte annat visas, inom sju dagar efter att brevet avsändes. Vid användandet av normal elektronisk delgivning med partens samtycke, anser man att parten fått information om beslutet den tredje dagen efter att meddelandet skickades, ifall inte annan visas.

När det används bevislig delgivning anses en part ha fått del av beslutet vid den tidpunkt som framgår av mottagningsbeviset eller som är antecknad i ett särskilt intyg över delfående av beslutet.

En kommunmedlem anses ha fått del av beslutet sju dagar efter det att protokollet fanns tillgängligt i det allmänna datanätet.

Dagen för delfåendet eller den dag då beslutet lagts fram ska inte medräknas då tiden för yrkande på rättelse beräknas. Om sista dagen av den bestämda tiden infaller på helgdag, självständighetsdagen, första maj, julaftonen eller midsommaraftonen eller helgfri lördag får rättelseyrkande framställas första vardagen därefter.

 

Rättelseyrkandets innehåll

Rättelseyrkandet ska framställas skriftligt. Också en elektronisk handling uppfyller kraven på skriftlig form.

I rättelseyrkandet som ska riktas till kommunstyrelsen ska anges

 

- det beslut i vilket rättelse söks

- till vilka delar rättelse söks i beslutet och hurdan rättelse som yrkas

- de grunder på vilka rättelse yrkas

- ändringssökandens namn, hemkommun, postadress och telefonnummer

- ifall beslutet om rättelseyrkande kan ges till kännedom som elektroniskt meddelande, begär man också att e-postadressen meddelas som kontaktuppgift.

- om ändringssökandens talan förs av hans eller hennes lagliga företrädare eller ombud eller om någon annan person har uppgjort rättelseyrkandet, ska i rättelseyrkandet uppges kontaktuppgifterna till denna person.

 

Inlämning av rättelseyrkandet

Rättelseyrkandet ska lämnas till adressen nedan under tjänstetid, innan tiden för yrkande på rättelse går ut.

Omprövningsbegäran ska postas i så god tid att den hinner fram till kommunens registratur, på den sista dagen för tiden för begäran om omprövning, innan registraturens tjänstetid slutar. Rättelseyrkandet kan före utgången av tiden för yrkande på rättelse lämnas också som telefax eller per e-post på avsändarens eget ansvar.

 

Kontaktuppgifter:

Kyrkslätts kommun

Postadress: PB 20, 02401 Kyrkslätt

Besöksadress: Ervastvägen 2, servicekontoret eller registraturen 1 vån., Kyrkslätt

 

Tjänstetid: 8.30 - 16.00, måndagar 8.30 - 17.00

 

tfn växel 09-29671, fax (09) 8786 053

e-post: kirjaamo@kirkkonummi.fi

 

Avgift för behandling av rättelseyrkandet

Ingen avgift tas ut för behandling av rättelseyrkandet.