Kommunstyrelsen, möte 27.8.2018

Protokollet är granskat

§ 266 Förnyande av Kyrkslätts kommuns interna hyror

KIRDno-2018-1149

Tidigare behandling

Beredare

Jarno Köykkä, toimitilapäällikkö, jarno.koykka@kirkkonummi.fi

Beskrivning

Vad är intern hyra och varför tar man ut hyra?

Intern hyra är kommunens interna prissättningssystem som visar hur mycket verksamhetslokalerna som behövs i serviceproduktionen kostar i verkligheten och med hjälp av vilket kostnaderna som verksamhetslokalerna förorsakat kommunen överförs till dem som använder lokalerna. Kyrkslätts kommun äger ett stort antal byggnader och verksamhetslokaler och en betydande del av kommunens medel är bunden till dem.

Alla verksamhetslokaler medför kostnader för kommunen - också efter att de har byggts. Kostnader uppstår till exempel i byggnadernas skötsel, årsrenoveringar, grundliga renoveringar och finansiering. Den interna hyran ska täcka alla kostnader under byggnadens livscykel. Systemet för interna hyror som nu används gör inte så.

Den interna hyran överför kostnaderna för lokalerna till användarna

Kommunen behöver lokaler till exempel för småbarnspedagogiken, undervisningen och socialtjänsterna. Lokalkostnaderna är en del av kostnaderna för produktionen av dessa tjänster. Den interna hyran överför kostnaderna som medförs av lokalerna till den som använder lokalerna i form av hyra som ska betalas, på ett rättvist och tydligt sätt. Den interna hyran styr till effektiv användning av verksamhetslokalerna, eftersom priset för dem syns genuint som en del av kostnaderna för serviceproduktionen. Det här förbättrar uppfattningen om kostnaderna för lokalerna, uppmuntrar till effektivering av användningen av dem samt till att avstå från verksamhetslokaler som eventuellt inte behövs eller som varit i liten användning.

Nuläget och föreslagen ändring

Kommunens interna hyror kalkyleras för närvarande fastighetsspecifikt. Kalkyleringen beaktar dock inte till exempel ansvar för reparation helt och hållet, och hyran inkluderar inte kapitalhyran. Det nuvarande sättet att kalkylera hyran fungerar tillräckligt i internt bruk, då beslutsfattandet i fråga om lokalerna görs på andra grunder än hyran. Innan lokalerna hyrs ut till exempel till landskapet, måste man lägga till delarna som saknas. För enhetlighetens skull bör alla hyror då kalkyleras på samma sätt. Man föreslår att kalkyleringen av interna hyror ändras i enlighet med den nu uppgjorda modellen och införs från och med början av 2019.

Man vill förnya fastställandet och kalkyleringen av interna hyror i Kyrkslätts kommun så att de bättre än tidigare motsvarar sätten för kalkyleringen av interna hyror som används allmänt i Finland samt att de producerar ett bättre redskap för hantering av lokalkostnader och användning och ägande av lokaler. Kommunens fastighetsmassa är stor och omfattar mycket reparationsskulder. Dessutom bör den kommande landskapsreformen tas i tillräckligt beaktande på förhand i kalkyleringen av hyror.

Kommunens verksamhet fordrar verksamhetslokaler vars syfte är att möjliggöra produktion av service som kommuninvånarna behöver. Ineffektiv användning av lokalerna medför onödiga kostnader. Man bör sätta upp ett riktigt och ändamålsenligt pris för användning av lokalen, dvs. en kostnad som främjar ekonomisk och effektiv produktion av service samt möjliggör underhåll av byggnaderna på lång sikt. I fastställandet av hyrorna har man också beaktat landskapsreformen, som är under beredning, där kommunerna i fortsättningen kommer att hyra ut byggnaderna som används av landskapen. Målet med det här fastställandet av hyror är också att producera ett sådant hyrespris som kan tillämpas på fastställandet av hyran för lokaler som hyrs ut till landskapet. Landskapet hyr lokalerna som anknyter till de övergående funktionerna av kommunen till en början för tre år.

Den nuvarande interna hyran omfattar bara driftsutgifter och planenliga avskrivningar - bokföringsmässigt slitage är inte egentligt slitage och planenliga avskrivningar som bokförs över gjorda renoveringar betyder inte beredskap inför kommande reparationer och är fel utgångspunkt i fastställandet av kapitalhyran. I den nuvarande hyran har man således inte beaktat beredskap för amortering av fastigheternas reparationsskuld.

I den föreslagna modellen för kalkylering av interna hyror fastställs hyran enligt principen för underhållshyra och kapitalhyra. Kapitalhyra betyder beredskap för kommande reparationer och innefattar också avkastningskrav för egendomen. Markarrende har fastställts som en del av kapitalhyran. Principen för kalkylering av kapitalhyran motsvarar i sin helhet principen som används i landskapsreformen. Nyttan med den föreslagna modellen är att den visar utrymmesspecifikt de rätta kostnaderna för lokalen, användarna bättre kan påverka kostnaderna för en enskild lokal, fastighetsledarskapet förbättras och den som använder lokalerna får allt mer ansvar för ett ansvarsfullt underhåll och användning av lokalerna. Kapitalhyran föreslås bli 6 % av byggnadens tekniska värde. Underhållshyran förblir densamma och innefattar fastighetsspecifika driftsutgifter. Lokaltjänsterna håller som bäst på att uppdatera byggnadsbeståndets tekniska värden, men utgående från den preliminära kalkyleringen syns de interna hyrorna i sin helhet i den bifogade tabellen.

Syftet är att uppgöra användarspecifika hyresavtal för lokalerna. Hyrorna justeras årligen enligt efterkalkyleringsprincipen. Då överförs nyttorna som uppnås i lokalkostnaderna direkt till förmån för den som använder lokalen.

De föreslagna kalkyleringsprinciperna för interna hyror motsvarar också Finlands Kommunförbunds rekommendation till kommunerna om fastställande av interna hyror (Sisäisen vuokra kunnassa ja kuntayhtymässä, Suomen Kuntaliitto, 2009).

Budgeten 2018 har uppgjorts utgående från de nuvarande interna hyrorna. De interna hyrorna som ingår i budgeten 2019 ska göras i enlighet med den nya kalkyleringsmodellen.

Användarorienterade lokaländringar i byggnadsbeståndet

I samband med förnyandet av den interna uthyrningen ändras också praxisen i fråga om användarorienterade lokaländringar. Den nuvarande verksamhetsmodellen har varit den att lokaländringar varit en del av i byggnadsbeståndets årsreparationsprogram. I den nya modellen föreslås att lokaländringar från och med början av 2019 överförs till lokaltjänsternas driftsutgifter och de faktureras med en separat intern faktura av användaren i fråga. Lokaltjänsterna begär i samband med behandlingen av budgeten att användarsektorerna ger lokaländringarna för det kommande året och förbereder sig för dessa i sin egen driftsekonomi. Användarsektorerna förbereder sig separat på dessa ändringar i fråga om den interna faktureringen.

Mål för utvecklingen av interna hyror

Det centrala målet för interna hyror är kostnadsmotsvarighet Den interna hyran ska täcka alla kostnader under byggnadens livscykel som medförs av byggande, finansiering, underhåll och avstående.

Kostnadsmedvetenhet: Hyran uppger vad lokalerna kostar i verkligheten. Systemet förbättrar uppfattningen om kostnaderna för lokalerna och fungerar som prissättningssystem och möjliggör intern och extern jämförelse av kostnaderna för verksamhetslokalerna.

Sporrande: Hyran bestäms enligt användning (orsaksprincipen) och systemet reagerar på ändringar i verksamheten (t.ex. avstå från lokalen). Hyresgästen kan också inverka på hyran genom effektiv energianvändning och rätt dimensionerad service i sina lokaler.

Tydligt system: Kostnadsmotsvarigheten realiseras (lokalernas ägare eftersträvar ingen vinst). Man har ställt upp effektivitetsmål för fastighetsförvaltningen.

 

Bilaga:
- sisäisen vuokrauksen malli

Beslutsförslag

Föredragande

Anna-Kaisa Kauppinen, yhdyskuntatekniikan johtaja, anna-kaisa.kauppinen@kirkkonummi.fi

Sektionen för serviceproduktion beslutar

1.
godkänna den bifogade modellen för interna hyror

2.
skicka modellen för interna hyror till kommunaltekniska nämnden och vidare till kommunstyrelsen för godkännande och att budgeten för 2019 bereds i enlighet med modellen i fråga

3.
justera protokollet för denna paragrafs del vid sammanträdet.

Behandling

Efter diskussionen föreslog ledamot Kim Åström följande anvisning:
Ändringen genomförs i budgeten 2019 så att den interna hyran specificeras vid varje kostnadsställe och ändringarna genomförs kostnadsneutralt så att ändringen av hyrorna inte inverkar på den övriga driftbalansen.

Ordföranden konstaterade att Åströms anvisning understöddes enhälligt.

Beslut

Sektionen för serviceproduktion beslutade efter diskussion enligt beslutsförslaget.

Dessutom gav sektionen för serviceproduktion anvisning om att ändringen genomförs i budgeten 2019 så att den interna hyran specificeras vid varje kostnadsställe och ändringarna genomförs kostnadsneutralt så att ändringen av hyrorna inte inverkar på den övriga driftbalansen.

_____

Konstaterades att kommunstyrelsens ordförande Timo Haapaniemi avlägsnade sig under behandlingen av denna paragraf kl. 20.32.

Beredare

  • Jarno Köykkä, toimitilapäällikkö, jarno.koykka@kirkkonummi.fi

Beskrivning

Kommunaltekniska nämnden 23.8.2018 § 115:

Förslag:

Kommunaltekniska nämnden beslutar:

1.
godkänna den bifogade modellen för interna hyror

2.
skicka modellen för interna hyror vidare till kommunstyrelsen för godkännande och att budgeten för 2019 bereds i enlighet med modellen i fråga

3.
ge som anvisning till kommunstyrelsen att ändringen genomförs i budgeten 2019 så att den interna hyran specificeras vid varje kostnadsställe och ändringarna genomförs kostnadsneutralt så att ändringen av hyrorna inte inverkar på den övriga driftbalansen

4.
justera protokollet för denna paragrafs del vid sammanträdet.

 

Kommunaltekniska nämndens beslut 23.8.2018:

Kommunaltekniska nämnden beslutade i enlighet med beslutsförslaget.

 

Kommunstyrelsen 27.8.2018:

Beslutsförslag

Föredragande

  • Tarmo Aarnio, kunnanjohtaja, tarmo.aarnio@kirkkonummi.fi

Kommunstyrelsen beslutar

1

godkänna den bifogade modellen för interna hyror så att budgeten för 2019 bereds i enlighet med modellen i fråga

2

att kostnadsökningen för de interna hyrornas del kan sålunda vara större än det som konstaterats i kommunstyrelsens beslut 21.5.2018 § 179. Ändringen påverkar inte kommunens totala kostnader eftersom den interna hyresavkastningen stiger lika mycket.

 

Beslut

Enligt förslaget.


Sökande av ändring

Anvisning för rättelseyrkande

 

Rättelseyrkande till kommunstyrelsen

Den som är missnöjd med detta beslut kan göra en skriftlig begäran om omprövning. Ändring i beslutet får inte sökas genom besvär hos domstolen. Ett rättelseyrkande får framställas av den som beslutet avser eller av den vars rätt, skyldighet eller fördel direkt påverkas av beslutet (part) samt av kommunmedlemmarna.

 

Myndighet till vilken rättelseyrkande ska framställas

Rättelseyrkandet framställs till kommunstyrelsen i Kyrkslätt.

 

Tidsfrist för rättelseyrkande

Rättelseyrkandet ska framställas inom 14 dagar från delfåendet av beslutet.

 

Delfående

En part anses ha fått del av beslutet, om inte annat visas, inom sju dagar efter att brevet avsändes. Vid användandet av normal elektronisk delgivning med partens samtycke, anser man att parten fått information om beslutet den tredje dagen efter att meddelandet skickades, ifall inte annan visas.

När det används bevislig delgivning anses en part ha fått del av beslutet vid den tidpunkt som framgår av mottagningsbeviset eller som är antecknad i ett särskilt intyg över delfående av beslutet.

En kommunmedlem anses ha fått del av beslutet sju dagar efter det att protokollet fanns tillgängligt i det allmänna datanätet.

Dagen för delfåendet eller den dag då beslutet lagts fram ska inte medräknas då tiden för yrkande på rättelse beräknas. Om sista dagen av den bestämda tiden infaller på helgdag, självständighetsdagen, första maj, julaftonen eller midsommaraftonen eller helgfri lördag får rättelseyrkande framställas första vardagen därefter.

 

Rättelseyrkandets innehåll

Rättelseyrkandet ska framställas skriftligt. Också en elektronisk handling uppfyller kraven på skriftlig form.

I rättelseyrkandet som ska riktas till kommunstyrelsen ska anges

 

- det beslut i vilket rättelse söks

- till vilka delar rättelse söks i beslutet och hurdan rättelse som yrkas

- de grunder på vilka rättelse yrkas

- ändringssökandens namn, hemkommun, postadress och telefonnummer

- ifall beslutet om rättelseyrkande kan ges till kännedom som elektroniskt meddelande, begär man också att e-postadressen meddelas som kontaktuppgift.

- om ändringssökandens talan förs av hans eller hennes lagliga företrädare eller ombud eller om någon annan person har uppgjort rättelseyrkandet, ska i rättelseyrkandet uppges kontaktuppgifterna till denna person.

 

Inlämning av rättelseyrkandet

Rättelseyrkandet ska lämnas till adressen nedan under tjänstetid, innan tiden för yrkande på rättelse går ut.

Omprövningsbegäran ska postas i så god tid att den hinner fram till kommunens registratur, på den sista dagen för tiden för begäran om omprövning, innan registraturens tjänstetid slutar. Rättelseyrkandet kan före utgången av tiden för yrkande på rättelse lämnas också som telefax eller per e-post på avsändarens eget ansvar.

 

Kontaktuppgifter:

Kyrkslätts kommun

Postadress: PB 20, 02401 Kyrkslätt

Besöksadress: Ervastvägen 2, servicekontoret eller registraturen 1 vån., Kyrkslätt

 

Tjänstetid: 8.30 - 16.00, måndagar 8.30 - 17.00

 

tfn växel 09-29671, fax (09) 8786 053

e-post: kirjaamo@kirkkonummi.fi

 

Avgift för behandling av rättelseyrkandet

Ingen avgift tas ut för behandling av rättelseyrkandet.