Kommunstyrelsen, möte 11.12.2017

Protokollet är granskat

§ 287 Kalusteet - sitoutuminen KL-Kuntahankinnat Oy:n kilpailutukseen ja puitesopimukseen

KIRDno-2017-1453

Beredare

  • Oili Toivanen, hankintapäällikkö, oili.toivanen@kirkkonummi.fi

Beskrivning

Tausta

Kirkkonummen kunnan käyttämä KL-Kuntahankinnat Oy:n ja Isku Interiors Oy:n välinen puitesopimus kalusteista, jonka KL-Kuntahankinnat Oy (jäljempänä Kuntahankinnat) kilpailutti vuonna 2014, päättyy huhtikuussa 2018. Kunta sitoutui kyseisen puitesopimuksen käyttäjäksi kunnanhallituksen päätöksellä 26.5.2014 § 217 (dnro 825/02.08.00/2011). Myös kunnan edellinen kalustetoimittaja Martela Oyj vuosina 2011-2014 oli Kuntahankintojen kilpailuttama.

Kuntahankinnat on valmistelemassa uutta kilpailutusta ja puitesopimusta Kalusteet KLKH136. Tarjouspyyntö julkaistaan tammikuun lopussa 2017. Puitesopimuskausi alkaa 04/2018 ja kestää neljä vuotta.

Yhteishankintayksikön käyttäminen

Suomen Kuntaliiton omistama kuntien yhteishankintayksikkö KL-Kuntahankinnat Oy on voittoa tavoittelematon yhtiö, joka kilpailuttaa ja neuvottelee asiakkaittensa puolesta puitejärjestelyjä ja hankintasopimuksia sekä vastaa sopimushallinnasta. Kuntahankintojen tavoitteena on tuottaa asiakailleen säästöjä yhteishankinnan suuren volyymin tuomina alhaisempina yksikköhintoina. Kunta hyötyy myös säästyessään oman kilpailutus- ja hankintaprosessinsa kustannuksilta ja voidessaan käyttää hankintatoimensa resursseja omiin kuntakohtaisiin tarjouskilpailuihin.

Kuntahankinnat keskittyy kilpailutuksiin, joissa paikallista tarjontaa ei yleensä ole. Kuntahankinnat kattaa kulunsa palvelumaksuilla, jotka sopimustoimittajat sisällyttävät asiakashintoihin. Kuntahankintojen palvelumaksu kalusteiden puitesopimuksessa on 1 % hankintojen verottomasta arvosta, jos kunta sitoutuu kilpailutukseen ja puitesopimukseen ennen 19.1.2017. Myöhemmin sitoutuneille on palvelumaksu 2 %.

Oikeuskäytännön uusien linjausten vuoksi yhteishankintayksiköiden kuten Kuntahankintojen on ilmoitettava jo tarjouspyynnössä hankinnan laajuus nimeämällä puitesopimusta käyttävät tai siitä kiinnostuneet hankintayksiköt ja niiden ostovolyymit. Vain sitoutumalla  kilpailutukseen kunta-asiakkaat varmistavat, että ne voivat käyttää tulevaa puitesopimusta. Kilpailutukseen sitoutumalla kunta pystyy myös kommentoimaan tarjouspyyntöä ja siten osallistumaan puitesopimuksen valmisteluun.

Hankinnan kohde ja hankintamenettely

Kuntahankinnat toteuttaa kalusteiden uuden yhteishankinnan puitesopimusjärjestelynä, jossa hankinnnan kohteena olevat kalusteet jaetaan useaan osa-alueeseen, joihin kuhunkin valitaan kolme tai useampi toimittajaa. Alustavasti suunnitellut osa-alueet ovat toimistokalusteet, koulukalusteet, hoivakalusteet ja päiväkotikalusteet. Kullakin kalusteiden osa-alueella muodostetaan mahdollisimman laaja tuotekori. Puitesopimuksen optioiksi otetaan yleisimpiä lisäpalveluita, mm. kalustesuunnittelu, kalusteiden kierrätyspalvelut ja vanhojen kalusteiden inventointi.

Kalusteiden laatu määritellään kalusteiden tarjouspyynnössä pakollisina teknisinä laatukriteereinä, joita ei pisteytetä. Laatukriteereinä ja sopimusehtoina käytetään myös sosiaalisia näkökohtia, jotka liittyvät kalusteiden tuotanto-olosuhteisiin ja toimittajien vastuullisuuteen. Tämä tehdään yhteistyössä Finnwatchin kanssa. Sosiaaliset kriteerit kuten muutkin kalusteiden kriteerit on käyty potentiaalisten tarjoajien kanssa läpi teknisissä vuoropuheluissa.

Kunta käyttää puitesopimusjärjestelyä ostamalla kalusteita ja niihin liittyviä palveluja joko kunkin osa-alueen puitesopimustoimittajien etusijajärjestyksessä tai tekemällä kevennetyn kilpailutuksen eli ns. minikilpailutuksen puitesopimusjärjestelyyn valittujen sopimustoimittajien välillä. Kuntahankinnat kilpailuttaa puitesopimusjärjestelyssä joko rinnakkaiset etusijajärjestys- ja kevennettyjen kilpailutusten mallit tai pelkästään kevennettyjen kilpailutusten mallin. Valinta rinnakkaisten mallien tai kevennetyn kilpailutuksen mallin välillä riippuu kilpailutukseen ja puitesopimukseen sitotuneiden kunta-asiakkaiden valinnoista.

Etusijajärjestyksessä tuotteiden hinnoittelu perustuu tarjouskilpailussa annettuihin nettohintoihin ja ilmoitettuihin alennusprosentteihin. Osa-alueen voittaa se kalustetoimittaja, jonka yhteenlaskettu hinta tuotekorille on halvin. Hankinnat tehdään lähtökohtaisesti osa-alueen voittaneelta toimittajalta. Seuraavaksi tulleet toimittajat ovat puitesopimustoimittajina tuotekorinsa kokonaishinnan mukaisessa järjestyksessä. Jos osa-alueen voittaneella tarjoajalla ei ole hinnastohintaa kysytylle tuotteelle, voi asiakas poiketa etusijajärjestyksestä tai hankkia tuotteen kolmannelta osapuolelta. Asiakas voi poiketa etusijajärjestyksestä myös siinä tapauksessa, että kalustettavassa kohteessa on jo muun kuin ensisijaisen puitesopimustoimittajan tuotteita ja kyse on täydennyskalustuksesta. Hintoja tarkistetaan vuosittain tai kahden ensimmäisen sopimusvuoden jälkeen.

Kevennetyssä kilpailutuksessa kunta saa kulloinkin kalustettavalle kohteelle mahdollisimman kilpailutetut ja edulliset hinnat haluamillaan toimitusehdoilla ja palveluilla. Kevennetty kilpailutus soveltuu erityisen hyvin suuriin hankkeisiin, joissa kalustettavan kohteen suuri koko vaikuttaa tarjouksen hintoihin. Kunta-asiakas voi pyytää puitesopimustoimittajilta tarjouksia tarvittavista kalusteista ja palveluista käyttämällä määrittelemiään hinta- ja laatukriteereitä tai kilpailuttamalla kalusteet pelkän hinnan perusteella. Asiakas voi halutessaan myös testata projektiin tilattavat kalusteet käyttäjäryhmänsä kanssa. Kaikkia hankintoja ei kevennetyssä kilpailutuksessa tarvitse kuitenkaan minikilpailuttaa, sillä kunta valitsee kevennetylle kilpailutukselle euromääräisen alarajan, jonka alittavat kertatilaukset tehdään osa-alueen toimittajien etusijajärjestyksen perusteella.

Hankinnan arvo

Kirkkonummen kunnan kalustehankinnat viimeisen 12 kuukauden aikana (11/2016-10/2017) olivat yhteensä noin 740 000 € (alv 0 %).

Tulevaan 4-vuotiseen sopimuskauteen 04/2018 – 04/2022 sisältyy jo vuosina 2019-2020 useita suuria hankkeita kuten pääkirjaston laajennus ja korjaus, Jokirinteen oppimiskeskuksen rakentaminen sekä Veikkolan päiväkodin ja koulun laajennus, joita varten hankittavien kalusteiden arvo nousee noin 5,7 miljoonaan euroon. Lisäksi kunnalla on sopimuskaudella muita kalustustarpeita yhteensä noin 900 000 eurolla sekä suunnitteilla oleva Gesterbyn koulukeskuksen hanke kalustuksineen.

Beslutsförslag

Föredragande

  • Tarmo Aarnio, kunnanjohtaja, tarmo.aarnio@kirkkonummi.fi

Kunnanhallitus päättää, että

1 Kirkkonummen kunta sitoutuu 19.1.2018 alkaen KL-Kun­ta­han­kin­nat Oy:n kilpailutukseen kalusteista (KLKH136) ja kyseisen kilpailutuksen perusteella solmittavan pui­te­so­pi­muk­sen ja puitesopimusjärjestelyn käyttämiseen hankkiessaan kalusteita pui­te­sopi­muskauden päättymiseen eli noin huhtikuuhun 2022 asti

2 suurten rakennus-, laajennus- ja korjaushankkeiden kalustamisessa kunta käyttää puitesopimusjärjestelyyn sisältyvää kevennetyn kilpailutuksen menettelyä.

 

Käsittely

Hankintapäällikkö Oili Toivanen oli kokouksessa vastaamassa kunnanhallituksen kysymyksiin.

Beslut

Ehdotuksen mukaan.


Sökande av ändring

Oikaisuvaatimusohje

 

Oikaisuvaatimus kunnanhallitukselle

Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen. Oikaisuvaatimuksen saa tehdä se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen) sekä kunnan jäsen.

 

Oikaisuvaatimusviranomainen

Oikaisuvaatimus tehdään Kirkkonummen kunnanhallitukselle.

 

Oikaisuvaatimusaika

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

 

Tiedoksisaanti

Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Käytettäessä tavallista sähköistä tiedoksiantoa asianosaisen suostumuksella katsotaan asianosaisen saaneen tiedon päätöksestä kolmantena päivänä viestin lähettämisestä, jollei muuta näytetä.

Käytettäessä todisteellista tiedoksiantoa katsotaan asianosaisen saaneen päätöksen tiedoksi saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana.

Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.

Tiedoksisaantipäivää tai sitä päivää, jona päätös on asetettu nähtäväksi, ei oteta lukuun oikaisuvaatimusaikaa laskettaessa. Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, oikaisuvaatimuksen saa tehdä ensimmäisenä arkipäivänä tämän jälkeen.

 

Oikaisuvaatimuksen sisältö

Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa, joka on osoitettava kunnanhallitukselle, on ilmoitettava

 

- päätös, johon haetaan oikaisua

- miltä kohdin päätökseen haetaan oikaisua ja millaista oikaisua siihen vaaditaan tehtäväksi

- perusteet, joilla oikaisua vaaditaan

- oikaisuvaatimuksen tekijän nimi, kotikunta, postiosoite ja puhelinnumero

- jos oikaisuvaatimuspäätös voidaan antaa tiedoksi sähköisenä viestinä, yhteystietona pyydetään ilmoittamaan myös sähköpostiosoite

- jos oikaisuvaatimuksen tekijän puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava laatijan yhteystiedot

 

Oikaisuvaatimuksen toimittaminen

Oikaisuvaatimus on toimitettava jäljempänä olevaan osoitteeseen virka-aikana ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä.

Postiin oikaisuvaatimus on jätettävä niin ajoissa, että se ehtii perille kunnan kirjaamoon oikaisuvaatimusajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon virka-ajan päättymistä. Oikaisuvaatimuksen voi toimittaa ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä myös telekopiona tai sähköpostilla lähettäjän omalla vastuulla.

 

Yhteystiedot:

Kirkkonummen kunta

Postiosoite: PL 20, 02401 Kirkkonummi

Käyntiosoite: Ervastintie 2, palvelupiste tai kirjaamo 1.krs, Kirkkonummi

 

Virka-aika: 8.30 - 16.00, maanantaisin 8.30 - 17.00

 

puh.vaihde 09-29671, faksi  (09) 8786 053

s-posti: kirjaamo@kirkkonummi.fi

 

Oikaisuvaatimuksen käsittelyn maksullisuus

Oikaisuvaatimuksen käsittelystä ei peritä maksua.

 

 

 

 

 

Frågor