Kommunstyrelsen, möte 11.12.2017

Protokollet är granskat

§ 286 IT-laitteiden ja niihin liittyvien palvelujen hankinta - Tieran Verkkokaupan käyttäminen

KIRDno-2017-1454

Beskrivning

Suomen Kuntaliiton omistaman kuntien yhteishankintayksikön, KL-Kuntahankinnat Oy:n ja Dustin Finland Oy:n välinen puitesopimus IT-laitteista ja niihin liittyvistä palveluista on päättynyt marraskuussa 2017. Kunta sitoutui käyttämään kyseistä sopimusta kunnanhallituksen päätöksellä 8.11.2013 § 474 (dnro 954/07.03.02/2013). Alun perin puitesopimustoimittajana oli Businessforum Oy, joka muuttui sopimuskauden aikana Dustin Finland Oy:ksi. Tätä sopimusta ennen vuosina 2010-2013 kunta käytti IT-laitteiden hankintaan edellistä KL-Kuntahankinnat Oy:n kilpailuttamaa puitesopimusta, jossa toimittajana oli Businessforum Oy.

Kirkkonummen kunnan tällä hetkellä käytössä olevien IT-laitteiden hankintahinta on yhteensä noin 1,9 miljoonaa euroa (alv 0 %), josta ATK-yksikön osuus on noin 1,4 milj. euroa ja sivistystoimen osuus noin 500 000 euroa. ATK-yksikön laiterekisterin IT-laitteista on noin 1250 kpl työasemia ja loput tulostimia, näyttöjä ym. Sivistystoimen IT-laitteista noin 1100 kpl on iPad-laitteita ja noin 570 kpl kannettavia tietokoneita.

Tieran verkkokauppa

Kuntien Tiera Oy (jäljempänä Tiera), joka on kuntien ja muiden kuntatoimijoiden sekä Suomen kuntaliiton omistama yhteishankintayksikö, kilpailutti tämän vuoden alussa IT-laitteet osana Tieran Verkkokauppaa. Kilpailutuksen perusteella Tiera solmi Atea Finland Oy:n (jäljempänä Atea) kanssa 3-vuotisen puitesopimuksen, jolla on yksi optiovuosi. Kun Tieran ja Atean välinen puitesopimus päättyy, Tiera kilpailuttaa verkkokauppansa uudelleen.

Tieran Verkkokaupan etuna on, että tuotteet voidaan ostaa suoraan yhden puitesopimustoimittajan verkkokaupasta (Atean verkkokaupasta). Kunta-asiakas ei joudu kilpailuttamaan IT-laitteita sopimustoimittajien välillä saadakseen laitteet markkinahintaan, koska puitesopimuksen ehtojen mukaisesti Atea kilpailuttaa jatkuvasti verkkokaupassa olevia eri tuotemerkkejä ja malleja, jolloin tuotteiden hinnoittelu seuraa mahdollisimman hyvin markkinahintoja. Atean tuotetoimittajat, jotka edustavat eri tuotemerkkejä ja valmistajia, näkevät reaaliaikaisesti toistensa hinnat ja kilpailevat jatkuvasti keskenään. Näin Tiera pyrkii takaamaan verkkokauppansa kilpailukykyiset hinnat. Kulloinkin voimassaolevat hinnat näkyvät verkkopalvelussa ja kunta-asiakasta laskutetaan tilaushetkellä voimassaolevan hinnan mukaan.

Verkkokaupan kilpailutuksessa Atea ilmoitti Tieralle tarjoamiensa IT-laitteiden ja tarvikkeiden tuoteryhmäkohtaisen katteen, jonka tulee olla koko sopimuskauden sama tuoteryhmän kaikille tuotteille riippumatta siitä, onko juuri kyseinen tuote ollut hintavertailussa. Palvelujen hinnoittelun muutokset ovat mahdollisia puitesopimuksen ehdoin.

Liittyminen Tieran Verkkokaupan käyttäjäksi ei velvoita kuntaa käyttämään verkkokauppapalvelua. Kunta voi ostaa samoja tuotteita ja palveluja Tieran Verkkokaupan ohella myös muilta toimittajilta.  Kunta ei sitoudu mihinkään hankintamääriin. Kunta voi lopettaa koska tahansa verkkokaupan käytön.

Yhteishankintayksikön käyttäminen

Tiera kilpailuttaa tuotteita ja palveluja kuntatoimijoille hyödyntäen omistaja-asiakkaittensa ostovoimaa. Kilpailutettavan suuremman volyymin ansiosta saavutetaan kaikkia kunta-asiakkaita koskevat alhaisemmat yksikköhinnat. Lisäksi kunta säästää omia resurssejaan, kun sen ei tarvitse tehdä omaa kilpailutusta eikä hallinnoida ja valvoa sopimuksia. Tiera veloittaa kustannuksensa toimittajan hintaan sisältyvänä provisiona, joka Tieran Verkkokaupassa on 1,5 % tuotteiden ja palveluiden hinnoista.

Tieran omistajina on tällä hetkellä 202 kuntaa, 45 kuntayhtymää ja 18 kuntaomisteista osakeyhtiötä sekä Suomen Kuntaliitto. Kirkkonummen kunta on yksi Tieran osakkaista.

Hankinnan kohde ja hankinnan arvo

Hankinnan kohteena ovat

  • työasemat (pöytäkoneet, kannettavat tietokoneet, näytöt) ja tarvikkeet

  • tulostimet sekä tarvikkeet

  • tabletit

  • palvelimet, tallennusjärjestelmät ja verkkolaitteet sekä tarvikkeet

  • ohjelmistot ja lisenssit (ei koske Microsoft-käyttöoikeuksia)

  • sekä edellisiin liittyvät palvelut kuten esiasennukset, asennus- ja päivitysprojektit ja tekninen suunnittelu

Tuotteen toimitusehto on TOP Kirkkonummi (tilaajan nimeämä paikka, toimitettuna perille sisätiloihin, Finnterms 2001) ja maksuehto 30 päivää netto laskun päiväyksestä. Tuotteilla on valmistajan takuu.

Tuotteiden hintaan sisältyvät seuraavat palvelut: sähköinen tilauskanava (verkkokauppa), yli 600 euron tilaukset ilman toimituskuluja, palvelun seuranta ja toimitusten raportointi, takuu ja huolto (joka voidaan laskuttaa erikseen, jos se ei sisälly takuun piiriin) sekä sähköinen laskutus. Toimittaja nimeää asiakkaalle asiakasvastuullisen yhteyshenkilön ja hänelle varahenkilön.

Tieran Verkkokaupassa on myynnissä laaja valikoima laitemerkkejä ja -malleja, joista kunnan ATK-yksikkö valitsee sopivat laitteet omaan valikoimaansa kunnan eri käyttötarpeisiin. Suurin osa tuotteista rahoitetaan kunnan ICT-laitteiden leasingrahoitussopimuksella. ATK-yksikkö tilaa keskitetysti IT-laitteet ja niiden tarvikkeet yksiköiden tekemien sisäisten tilausten mukaan ja käytössä olevien laitteiden leasingsopimusten päättyessä. Laitteistokustannukset sisältyvät yksiköiden maksamaan työasemaveloitukseen, jotka ATK-yksikkö laskuttaa toimialojen kustannuspaikoilta. Myös sivistys- ja vapaa-aikapalvelujen toimiala tulee käyttämään Tieran Verkkokauppaa, kun se hankkii IT-laitteita koulujen ja päiväkotien käyttöön.

ATK-yksikön vuosittaiset  IT-laitteiden ja niihin liittyvien palvelujen hankinnat seuraavan neljän vuoden aikana ovat arviolta 600 000 euroa/vuosi. Sivistystoimen vuosittaiset tabletti- ja tietokonehankinnat samana aikana ovat arviolta 200 000 euroa/vuosi. Arvio IT-laitteiden ja niihin liittyvien palvelujen hankinnoista seuraavan neljän vuoden aikana on yhteensä noin 3,2 milj. euroa (alv 0 %). 

Beslutsförslag

Föredragande

  • Tarmo Aarnio, kunnanjohtaja, tarmo.aarnio@kirkkonummi.fi

Kunnanhallitus päätää, että kunta käyttää toistaiseksi Kuntien Tiera Oy:n verkkokauppapalvelua eli Tieran Verkkokauppaa, jossa tämänhetkisenä puitesopimustoimittajana on Atea Finland Oy, hankkiessaan IT-laitteita (työasemia, tulostimia, tabletteja, palvelima, tallennusjärjestelmiä ja verkkolaitteita sekä niiden tarvikkeita) ja niihin liittyviä palveluja mukaan lukien ohjelmistoja ja lisenssejä (lukuunottamatta Microsoft-käyttöoikeuksia).

Käsittely:

Hankintapäällikkö Oili Toivanen oli kokouksessa vastaamassa kunnanhallituksen kysymyksiin. 

Beslut

Ehdotuksen mukaan. 


Sökande av ändring

Oikaisuvaatimusohje

 

Oikaisuvaatimus kunnanhallitukselle

Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen. Oikaisuvaatimuksen saa tehdä se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen) sekä kunnan jäsen.

 

Oikaisuvaatimusviranomainen

Oikaisuvaatimus tehdään Kirkkonummen kunnanhallitukselle.

 

Oikaisuvaatimusaika

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

 

Tiedoksisaanti

Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Käytettäessä tavallista sähköistä tiedoksiantoa asianosaisen suostumuksella katsotaan asianosaisen saaneen tiedon päätöksestä kolmantena päivänä viestin lähettämisestä, jollei muuta näytetä.

Käytettäessä todisteellista tiedoksiantoa katsotaan asianosaisen saaneen päätöksen tiedoksi saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana.

Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.

Tiedoksisaantipäivää tai sitä päivää, jona päätös on asetettu nähtäväksi, ei oteta lukuun oikaisuvaatimusaikaa laskettaessa. Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, oikaisuvaatimuksen saa tehdä ensimmäisenä arkipäivänä tämän jälkeen.

 

Oikaisuvaatimuksen sisältö

Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa, joka on osoitettava kunnanhallitukselle, on ilmoitettava

 

- päätös, johon haetaan oikaisua

- miltä kohdin päätökseen haetaan oikaisua ja millaista oikaisua siihen vaaditaan tehtäväksi

- perusteet, joilla oikaisua vaaditaan

- oikaisuvaatimuksen tekijän nimi, kotikunta, postiosoite ja puhelinnumero

- jos oikaisuvaatimuspäätös voidaan antaa tiedoksi sähköisenä viestinä, yhteystietona pyydetään ilmoittamaan myös sähköpostiosoite

- jos oikaisuvaatimuksen tekijän puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava laatijan yhteystiedot

 

Oikaisuvaatimuksen toimittaminen

Oikaisuvaatimus on toimitettava jäljempänä olevaan osoitteeseen virka-aikana ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä.

Postiin oikaisuvaatimus on jätettävä niin ajoissa, että se ehtii perille kunnan kirjaamoon oikaisuvaatimusajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon virka-ajan päättymistä. Oikaisuvaatimuksen voi toimittaa ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä myös telekopiona tai sähköpostilla lähettäjän omalla vastuulla.

 

Yhteystiedot:

Kirkkonummen kunta

Postiosoite: PL 20, 02401 Kirkkonummi

Käyntiosoite: Ervastintie 2, palvelupiste tai kirjaamo 1.krs, Kirkkonummi

 

Virka-aika: 8.30 - 16.00, maanantaisin 8.30 - 17.00

 

puh.vaihde 09-29671, faksi  (09) 8786 053

s-posti: kirjaamo@kirkkonummi.fi

 

Oikaisuvaatimuksen käsittelyn maksullisuus

Oikaisuvaatimuksen käsittelystä ei peritä maksua.

 

 

 

 

 

Frågor