Kommunaltekniska nämnden, möte 14.6.2018

Protokollet är granskat

§ 91 Kommunaltekniska nämndens dataskyddsbeskrivningar

KIRDno-2018-714

Beredare

  • Sirpa H. Salminen, hallintopäällikkö, sirpa.salminen@kirkkonummi.fi
  • Jussi Vaanola, jussi.vaanola@kirkkonummi.fi

Beskrivning

Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning (EU 679/2016) har vunnit laga kraft i maj 2016 och den börjar tillämpas nationellt från 25.5.2018. Förordningen tillämpas på behandling av personuppgifter inom både den offentliga sektorn och den privata sektorn. Förordningen ersätter personuppgiftsdirektivet av år 1995 samt personuppgiftslagen (523/1999), med vilken direktivet försattes i kraft nationellt. Vid sidan om förordningen stiftas på nationell nivå en ny dataskyddslag som preciserar och kompletterar förordningen.

Alla registerförare ska granska sin informationspraxis och uppdatera den så att den motsvarar kraven i EU:s dataskyddsförordning. Som ett sätt att dela ut information publicerar Kyrkslätts kommun sin dataskyddsbeskrivning som gäller personregister, som uppstått i kommunens verksamhet, och således också behandling av personuppgifter. Dataskyddsbeskrivningarna fungerar således som informerande handlingar. Dataskyddsbeskrivningarna innehåller inte personuppgifter eller sekretessbelagda uppgifter i sig, utan de beskriver den behandling av personuppgifter som registerföraren utför samt ger också annan information i anslutning till behandlingen i enlighet med dataskyddsförordningen.

Kommunens dataskyddsbeskrivningar kommer att finnas offentligt tillgängliga på kommunens webbplats. Dessutom kan den som vill få beskrivningarna också på kommunens servicekontor. Man ska se till att dataskyddsbeskrivningarna är aktuella. Därför ska beskrivningarna uppdateras alltid när det sker ändringar som gäller dem. Beskrivningarna uppdateras av den registeransvariga / kontaktpersonen utan att de måste lämnas för godkännande i kommunens förvaltningsorgan, ifall ändringarna inte har lett till att beskrivningarnas objekt blivit olika än de som menats vid upprättandet av beskrivningarna.

Kyrkslätts kommun har utarbetat en blankettmall, som omfattar tjugo olika punkter att fylla i, för upprättande av dataskyddsbeskrivningen enligt EU:s dataskyddsförordning. Kommunen har också utarbetat ifyllningsanvisningar i anslutning till beskrivningen. Dataskyddsbeskrivningar, som utarbetats med hjälp av ifyllningsanvisningarna och blankettmallen som kommunen utformat, behandlar information som gäller behandling av personuppgifter på en mer omfattande nivå än den nivå som personuppgiftslagen, som varit i kraft före tillämpning av dataskyddsförordningen, förutsätter. De färdiga dataskyddsbeskrivningarna i kommunen lämnas nu för godkännande i de ändamålsenliga organen i kommunen.

Vägsektionen har den 19.4.2018 § 26 beslutat följande om registret över enskilda vägar:

Beskrivning

Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning (General Data Protection Regulation, GDPR) ska från den 25.5.2018 börja tillämpas i samtliga medlemsländer. Den nationella dataskyddslagen som kompletterar dataskyddsförordningen träder i kraft samtidigt. Förordningen och lagen kommer i fortsättningen att fungera parallellt och komplettera varandra.

Dataskyddsförordningen och dataskyddslagen tillämpas i regel på all behandling av personuppgifter.

Kyrkslätts kommun upprätthåller bland annat ett register över enskilda vägar och behandlar personuppgifter.

Den gällande registerbeskrivningen för registret över enskilda vägar delas ut på sammanträdet.

Förslag

Vägsektionen beslutar följande:

1.
Att kontrollera informationsinnehållet i det nuvarande registret och specificera det så att det motsvarar dataskyddsförordningen och dataskyddslagen. 

2.
Att föredra dataskyddsbeskrivningen till kommunaltekniska nämnden för godkännande.

Beslut

Vägsektionen beslutade följande:

1.
Kontrollerade informationsinnehållet i det nuvarande registret och specificerade det så att det motsvarar dataskyddsförordningen och dataskyddslagen.

2.
Föredra dataskyddsbeskrivningen till kommunaltekniska nämnden för godkännande.

______

Följande dataskyddsbeskrivningar ingår i kommunaltekniska nämndens bilagor 14.6.2018:

Kirkkonummen kunnan karttapalautepalvelu
Kyrkslätts kommuns kartresponstjänst

Kirkkonummen kunnan kiinteistönpito- ja asunnonvuokrausjärjestelmä
Kyrkslätts kommuns fastighetshållnings- och bostadsuthyrningssystem

Kirkkonummen kunnan maaomaisuus
Kyrkslätts kommuns markegendom

Kirkkonummen kunnan kuntarekisterin kiinteistöosa
Fastighetsdelen i Kyrkslätts kommuns kommunregister

Kirkkonummen kunnan kuntarekisterin väestörekisteri
Befolkningsregistret i Kyrkslätts kommuns kommunregister

Kirkkonummen kunnan yksityistierekisteri
Kyrkslätts kommuns register över enskilda vägar

Beslutsförslag

Föredragande

  • Anna-Kaisa Kauppinen, yhdyskuntatekniikan johtaja, anna-kaisa.kauppinen@kirkkonummi.fi

Kommunaltekniska nämnden beslutar godkänna dataskyddsbeskrivningarna som är underställda nämnden.

Beslut

Kommunaltekniska nämnden beslutade enligt beslutsförslaget.

Kommunaltekniska nämnden beslutade behandla § 91 före § 90.


Frågor