Bildnings- och fritidsnämnden, möte 13.6.2018

Protokollet är granskat

§ 27 Bildnings- och fritidssektorns dataskyddsbeskrivningar

KIRDno-2018-634

Beredare

  • Tiina Koivisto, hallintopäällikkö, tiina.koivisto@kirkkonummi.fi

Beskrivning

Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning (EU 679/2016) har vunnit laga kraft i maj 2016 och den börjar tillämpas nationellt från 25.5.2018. Förordningen tillämpas på behandling av personuppgifter inom både den offentliga sektorn och den privata sektorn. Förordningen ersätter personuppgiftsdirektivet av år 1995 samt personuppgiftslagen (523/1999), med vilken direktivet försattes i kraft nationellt. Vid sidan om förordningen stiftas på nationell nivå en ny dataskyddslag som preciserar och kompletterar förordningen.

Alla registerförare ska granska sin informationspraxis och uppdatera den så att den motsvarar kraven i EU:s dataskyddsförordning. Som ett sätt att dela ut information publicerar Kyrkslätts kommun sin dataskyddsbeskrivning som gäller personregister, som uppstått i kommunens verksamhet, och således också behandling av personuppgifter. Dataskyddsbeskrivningarna fungerar således som informerande handlingar. Dataskyddsbeskrivningarna innehåller inte personuppgifter eller sekretessbelagda uppgifter i sig, utan de beskriver den behandling av personuppgifter som registerföraren utför samt ger också annan information i anslutning till behandlingen i enlighet med dataskyddsförordningen.

Kommunens dataskyddsbeskrivningar kommer att finnas offentligt tillgängliga på kommunens webbplats. Dessutom kan den som vill få beskrivningarna också på kommunens servicekontor. Man ska se till att dataskyddsbeskrivningarna är aktuella. Därför ska beskrivningarna uppdateras alltid när det sker ändringar som gäller dem. Beskrivningarna uppdateras av den registeransvariga / kontaktpersonen utan att de måste lämnas för godkännande i kommunens förvaltningsorgan, ifall ändringarna inte har lett att beskrivningarnas objekt blivit olika än de som menats vid upprättandet av beskrivningarna.

Kyrkslätts kommun har utarbetat en blankettbotten, som omfattar tjugo olika punkter att fylla i, för upprättande av dataskyddsbeskrivningen enligt EU:s dataskyddsförordning. Kommunen har också upprättat ifyllningsanvisningar i anslutning till beskrivningen. Dataskyddsbeskrivningar, som utarbetats med hjälp av blankettbottnen som kommunen upprättat och ifyllningsanvisningarna, behandlar information som gäller behandling av personuppgifter på en mer omfattande nivå än den nivå som personuppgiftslagen, som varit i kraft före tillämpning av dataskyddsförordningen, förutsätter. De färdiga dataskyddsbeskrivningarna i kommunen lämnas nu för godkännande i de ändamålsenliga organen i kommunen.

Bildnings- och fritidssektorn har upprättat fem dataskyddsbeskrivningar som omfattar hela sektorn.

Dataskyddsbeskrivningarna har upprättats enligt följande:

Undervisningens klientregister

- innehåller personuppgifter i anslutning till ordnande av lagstadgade undervisning

Elev- och studentvårdens klientregister

- innehåller personuppgifter, som grundar sig på lagen om elev- och studerandevård, i anslutning till ordnande av undervisning

Småbarnspedagogikens klientregister

- innehåller personuppgifter i anslutning till ordnande av småbarnspedagogik enligt lagen om småbarnspedagogik

Fritidstjänsternas klientregister

-innehåller personuppgifter som behövs för ordnandet av fritt bildningsarbete och grundläggande konstundervisning, biblioteksverksamhet och ungdoms- och idrottstjänster

Lokalhistoriskt samlingsregister

- innehåller personuppgifterna av personer som överlåtit material för forskning och museiverksamhet

Bildnings- och fritidssektorns register förs av bildnings- och fritidsnämnden. Ansvarspersonen för registren är direktören för bildningsväsendet.

Beslutsförslag

Föredragande

  • Hannele Kujala, Sivistystoimenjohtaja / Bildningsdirektör, hannele.kujala@kirkkonummi.fi

Bildnings- och fritidsnämnden beslutar upprätthålla bildnings- och fritidssektorns dataskyddsbeskrivningar:

undervisningens klientregister, elev- och studentvårdens klientregister, småbarnspedagogikens klientregister, fritidstjänsternas klientregister samt lokalhistoriskt samlingsregister,
i enlighet med förslaget.

 

Beslut

Bildnings- och fritidsnämnden beslutade enligt förslaget.