Sivistys- ja vapaa-aikalautakunta, kokous 31.10.2018

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 59 Sivistys- ja vapaa-aikalautakunta: kokouskäytännöt, kokousajat ja -paikat valtuustokaudella 2017-2021/2019

KIRDno-2017-45

Valmistelija

  • Tiina Koivisto, hallintopäällikkö, tiina.koivisto@kirkkonummi.fi

Perustelut

Sivistys- ja vapaa-aika lautakunnan kokousajat ja –paikat 2019

 

Kirkkonummen kunnan hallintosäännön 162 §:n mukaan toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan.

Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruuttaa kokouksen.

Hallintosäännön 163 §:n mukaan kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali lähetetään sähköisesti. Kokouskutsussa on mainittava, mitä toimielimen päätöksentekotapaa noudatetaan kunkin asian kohdalla. Jos asia käsitellään sähköisessä päätöksentekomenettelyssä, tulee kutsussa ilmaista, mihin mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti. Kokouskutsu lähetetään ennen kokousta toimielimen päättämänä ajankohtana. Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivat erityiset syyt ole esteenä. Jos esityslistalla, liitteissä tai oheismateriaalissa on salassa pidettäviä tietoja, asiakirjaan tehdäänmerkintä salassapidosta. Kokouskutsu tai tieto siitä, milloin ja mistä kutsu on sähköisesti noudettavissa, lähetetään kunnan antamaan viralliseen sähköpostiosoitteeseen. Kokouskutsu tai tieto siitä, milloin ja mistä kutsu on sähköisesti noudettavissa, voidaan poikkeuksellisesti toimittaa myös puhelimitse tai tekstiviestinä. Kokouskutsu lähetetään jäsenten lisäksi sähköisesti muille, joilla on läsnäolo -oikeus tai –velvollisuus toimielimen kokouksessa. Kunnanhallituksen, lautakuntien ja nuorisovaltuuston kokouskutsut ja esityslistat laaditaan käsittelykielellä ja käännetään toiselle kotimaiselle kielelle. Liitteitä ja oheismateriaalia ei käännetä.

Hallintosäännön 167§:n mukaan toimielimen jäsenen on kutsuttava varajäsen sijaansa, mikäli hän ei pääse kokoukseen. Kun jäsen on esteellinen jossakin kokousasiassa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenen yksittäisen asian käsittelyyn.

Ehdotus

Esittelijä

  • Hannele Kujala, Sivistystoimenjohtaja / Bildningsdirektör, hannele.kujala@kirkkonummi.fi

Sivistys- ja vapaa-aikalautakunta päättää

1. kokoontua kokoushuoneessa Ervast klo 18:00, ellei ajasta ja paikasta toisin erikseen sovita, seuraavasti:

  • keskiviikko 30.1.2019
  • keskiviikko 27.2.2019
  • keskiviikko 10.04.2019
  • keskiviikko 29.5.2019
  • keskiviikko 11.9.2019
  • keskiviikko 2.10.2019
  • keskiviikko 20.11.2019
  • keskiviikko 18.12.2019

2. että esityslista on nähtävillä sähköisesti jäsenille kokousta edeltävänä torstaina sähköisessä kokousjärjestelmässä, johon varsinaiset jäsenet sekä varajäsenet ovat saaneet omat tunnukset. Kokouskutsu lähetetään tai tieto siitä, milloin ja mistä kutsu on sähköisesti noudettavissa, lähetetään kunnan antamaan viralliseen sähköpostiosoitteeseen,

3. todeta, että mikäli lautakunnan varsinainen jäsen on estynyt saapumasta kokoukseen, on hänen itsensä ilmoitettava asiasta henkilökohtaiselle varajäsenelleen sekä lautakunnan sihteerille.

Päätös

Sivistys- ja vapaa-aikalautakunta päätti ehdotuksen mukaisesti.

Tiedoksi

Kirkkonummen kunnan viestintä/kokouskalenteri