Sivistys- ja vapaa-aikalautakunta, kokous 13.6.2018

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 27 Sivistys- ja vapaa-aikapalvelujen toimialan tietosuojaselosteet

KIRDno-2018-634

Valmistelija

  • Tiina Koivisto, hallintopäällikkö, tiina.koivisto@kirkkonummi.fi

Perustelut

 

Euroopan unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU 679/2016) on tullut voimaan toukokuussa 2016 ja sitä aletaan soveltaa kansallisesti 25.5.2018 alkaen. Asetusta sovelletaan henkilötietojen käsittelyyn sekä julkisella että yksityisellä sektorilla. Asetus korvaa vuoden 1995 henkilötietodirektiivin sekä sen kansallisesti täytäntöön panemiseksi annetun henkilötietolain (523/1999). Asetuksen rinnalle säädetään kansallisella tasolla uusi tietosuojalaki, jolla täsmennetään ja täydennetään asetusta.

Kaikkien rekisterinpitäjien on tarkistettava informointikäytäntönsä ja päivitettävä ne vastaamaan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimuksia. Yhtenä informaation välineenä Kirkkonummen kunta julkaisee tietosuojaselosteensa kunnan toiminnassa muodostuneita henkilörekistereitä ja siten myös henkilötietojen käsittelyä koskien. Tietosuojaselosteet toimivat siten informointiasiakirjoina. Tietosuojaselosteet itsessään eivät sisällä henkilötietoja tai salaisia tietoja, vaan ne vain kuvaavat rekisterinpitäjän suorittamaa henkilötietojen käsittelyä sekä tarjoavat myös muuta informaatiota käsittelyyn liittyen tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Kunnan tietosuojaselosteet tullaan pitämään yleisesti saatavilla kunnan verkkosivuilla, jonka lisäksi selosteet ovat saatavissa haluttaessa myös kunnan palvelupisteestä. Tietosuojaselosteiden ajantasaisuudesta tulee huolehtia ja selosteita on siten päivitettävä, mikäli niitä koskien tapahtuu muutoksia. Selosteiden päivitykset tekee rekisterin vastuuhenkilö / yhteyshenkilö ilman, että niitä tarvitsee tuoda kunnan toimielimeen uudelleen hyväksyttäviksi, mikäli muutokset eivät ole muuttaneet selosteiden kohteita toisiksi, kuin alun perin selosteita tehtäessä on tarkoitettu.

Kirkkonummen kunta on laatinut kaksikymmentä eri täyttökohtaa sisältävän lomakepohjan EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisen tietosuojaselosteen täyttämistä varten sekä laatinut myös sitä koskevat täyttöohjeet. Kunnan laatiman lomakepohjan ja täyttöohjeiden avulla laaditut tietosuojaselosteet käsittelevät aiemman, ennen tietosuoja-asetuksen soveltamisen alkamista voimassa olleen henkilötietolain edellyttämää tasoa laajemmin henkilötietojen käsittelyä koskevaa informaatiota. Kunnan valmiit tietosuojaselosteet tuodaan nyt hyväksyttäviksi kunnan asianmukaisiin toimielimiin.

Sivistys- ja vapaa-aikapalvelujen toimiala on laatinut viisi tietosuojaselostetta, jotka kattavat koko toimialan.

Tietosuojaselosteet on laadittu seuraavasti:

Opetuksen asiakasrekisteri

-sisältää lakisääteisen opetuksen järjestämiseen liittyvät henkilötiedot 

Oppilas- ja opiskelijahuollon asiakasrekisteri

-sisältää oppilas- ja opiskelijahuoltolakiin perustuvat opetuksen järjestämiseen liittyvät henkilötiedot

Varhaiskasvatuksen asiakasrekisteri

-sisältää varhaiskasvatuslain mukaiseen varhaiskasvatuksen järjestämiseen liittyvät henkilötiedot

Vapaa-aikapalvelujen asiakasrekisteri

-sisältää vapaan sivistystyön- ja taiteen perusopetuksen, kirjaston, nuoriso- ja liikuntapalveluiden toiminnan järjestämiseen liittyvät tarvittavat henkilötiedot

Paikallishistoriallinen kokoelmarekisteri

-sisältää tutkimusta- ja museotoimintaa varten luovutettujen aineistojen luovuttajien henkilötiedot.

Sivistys- ja vapaa-aikapalvelujen toimialan rekisterin pitäjä on sivistys- ja vapaa-aikalautakunta. Kyseisten rekistereiden vastuuhenkilönä toimii sivistystoimen johtaja.

 

 

Ehdotus

Esittelijä

  • Hannele Kujala, Sivistystoimenjohtaja / Bildningsdirektör, hannele.kujala@kirkkonummi.fi

Sivistys- ja vapaa-aikalautakunta päättää ylläpitää sivistys- ja vapaa-aikapalvelujen toimialan tietosuojaselosteet:

opetuksen asiakasrekisteri, oppilas- ja opiskelijahuollon asiakasrekisteri, varhaiskasvatuksen asiakasrekisteri, vapaa-aikapalvelujen asiakasrekisteri sekä paikallishistoriallinen kokoelmarekisteri, esityksen mukaisesti.

 

Päätös

Sivistys- ja vapaa-aikalautakunta päätti ehdotuksen mukaisesti.