Palvelutuotannon jaosto, kokous 15.8.2018

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 57 Hankintapäätös, Vaihtomatto- ja käsipyyhepalveluiden hankinta KT187875/KIRDno-2018-825

KIRDno-2018-825

Valmistelija

  • Outi Kivi, outi.kivi@kirkkonummi.fi

Perustelut

Taustaa

Kirkkonummen kunnan palvelutuotannon tulosalue tuottaa vaihtomatto- ja käsipyyhepalveluita kunnan eri kiinteistöihin ostopalveluna. Suurimmat käyttökohteet palveluille ovat koulut, päiväkodit ja terveystoimen tilat.

Hankintamenettely

Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, jäljempänä hankintalaki). Hankinta on toteutettu avoimena menettelynä. Hankinnan ennakoitu arvo ylittää EU-kynnysarvon. 

Sopimuskausi on neljä vuotta. Hankinnassa on kaksi osa-aluetta: vaihtomattopalvelu ja käsipyyhepalvelu. Tilaaja valitsee osa-alueille yhden (1) toimittajan kummallekin.

Kirkkonummen kunta ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana.

Hankinnasta on julkaistu ilmoitus 2018-013210 Hilma –tietokannassa 8.6.2018, sekä 2018/S 109-248326 TED –tietokannassa 9.6.2018. Tarjouspyyntö julkaistiin Tarjouspalvelu.fi –toimittajaportaalissa, jonne myös tarjoukset tuli jättää.

Hankinnan vertailuperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisesti edullisimpana tarjouksena pidettiin tarjousta, joka on hankintayksikön kannalta hinnaltaan halvin. Hankintayksikkö on asettanut tarjouspyynnössä ja siihen liittyvissä asiakirjoissa korkeat pakolliset laatuvaatimukset sopimuksen kohteena olevan palvelun suorittamiselle molemmissa hankinnan kohteissa.

Tämä päätös on samalla hankintamenettelyä koskeva hankintakertomus.

Kysymykset, vastaukset ja tarjouspyyntöön tehdyt muutokset

Hankintaa koskevat tarkentavat kysymykset ja huomiot tuli esittää 2.7.2018 klo 16 mennessä Tarjouspalvelu.fi -portaalissa. Kysymyksiä ei esitetty. Tarjouspyyntöä ei täsmennetty.

Tarjousten toimittaminen, määräaika ja saadut tarjoukset

Tarjoukset pyydettiin jättämään sähköisesti 27.7.2018 klo 12.00 mennessä osoitteessa https://tarjouspalvelu.fi/kirkkonummi. Tarjousten avauksesta tehtiin erillinen avauspöytäkirja.

Tarjouskilpailussa tarjouksen tekivät seuraavat tarjoajat: 

Berendsen Textil Service Ab (2330269-3)
Lindström Oy (1712792-1)

Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen ja tarjoajien hylkääminen

Hankintayksikkö on tarkistanut tarjoajien vakuutukset tarjouspyynnössä asetettujen edellytysten täyttämisestä tarjoajien tarjoukseensa liittämistä ESPD-lomakkeista. Kaikki tarjoajat vakuuttivat, että ne täyttävät tarjoajille tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Hankintayksikkö on tarkistanut tarjousten vastaavuuden tarjouspyyntöön. Kaikki tarjoukset vastasivat tarjouspyyntöä ja etenivät tarjousten vertailuun.

Hankintayksikkö on vertaillut tarjoukset esitettyjen valintaperusteiden mukaisesti.

Lindström Oy:n tarjous sai vertailussa parhaat vertailupisteet osa-alueen Vaihtomattopalvelu osalta 96,10 pistettä.

Berendsen Textil Service Ab:n tarjous sai vertailussa parhaat vertailupisteet osa-alueen Käsipyyhepalvelu osalta 100 pistettä.

Vertailutaulukko on tämän päätöksen liitteenä.

Hankintayksikkö tulee pyytämään palveluntuottajiksi valittavilta tarvittavat todistukset ja selvitykset sen varmistamiseksi, että tarjoajia ei rasita pakollinen tai harkinnanvarainen poissulkemisperuste ja myös muut tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset täyttyvät. Soveltuvuusvaatimusten täyttyminen tutkitaan ennen sopimuksen allekirjoittamista.

Hankintasopimus voidaan tehdä sellaisen tarjoajan kanssa, joka täyttää tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset ja toimittaa hankintayksikölle riittävät selvitykset todistukset kelpoisuutensa osoittamiseksi.

Toimivalta

Kunnanvaltuusto on kokouksessaan 4.12.2017 §83 päättänyt hankintavaltuuksista vuodelle 2018. Toimielimet päättävät toimialojensa hankinnoista, joiden arvo ilman arvonlisäveroa ylittää 300 000 euroa.


Liite:
- tarjousvertailu

Oheismateriaali:
- tarjouspyyntöasiakirjat

Ehdotus

Esittelijä

  • Anna-Kaisa Kauppinen, yhdyskuntatekniikan johtaja, anna-kaisa.kauppinen@kirkkonummi.fi

Esittelijän kokouksessa antama päätösehdotus:

Palvelutuotannon jaosto päättää:

1.
valita vaihtomatto- ja käsipyyhepalveluhankinnan palveluntuottajaksi osa-alueen Vaihtomattopalvelu osalta Lindström Oy:n, koska sen tarjous on tämän osa-alueen osalta kokonaistaloudellisesti edullisin

2.
valita vaihtomatto- ja käsipyyhepalveluhankinnan palveluntuottajaksi osa-alueen Käsipyyhepalvelu osalta Berendsen Textil Service Ab:n koska sen tarjous on tämän osa-alueen osalta kokonaistaloudellisesti edullisin

3.
valtuuttaa kuntatekniikan toimialajohtajan allekirjoittamaan hankintaa koskevat sopimukset

4.
tarkastaa pöytäkirjan tämän pykälän osalta kokouksessa.
 

Hankinnan ennakoitu arvo on 1,5 milj. euroa (alv 0 %).

Sopimuskausi on neljä vuotta sopimuksen allekirjoittamisesta. 

Hankintasopimus ei synny tällä hankintapäätöksellä, vaan vasta myöhemmin tehtävien kirjallisten sopimusten allekirjoittamisella.

Ottokelpoisen päätöksen ilmoittaminen

Tästä päätöksestä ilmoitetaan Kirkkonummen kunnan hallintosäännön 23 §:ssä tarkoitetulla tavalla kunnanhallitukselle.

Odotusaika

Hankintalain 129 §:n mukaan EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen sekä hankintaoikaisuohjeen tiedoksi.

Päätös

Palvelutuotannon jaosto päätti keskustelun jälkeen päätösehdotuksen mukaisesti.

Tiedoksi

Tarjouksen jättäneet