Kuntatekniikan lautakunta, kokous 31.8.2017

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 26 Valitus tiejaoston päätökseen yksityistieavustuksista 2017 Mosabackantie

KIRDno-2017-173

Valmistelija

  • Elina Kasteenpohja, elina.kasteenpohja@kirkkonummi.fi

Perustelut

Mosabackantien tiekunnan toimitsijamies on 2.6.2017 jättänyt valituksen ja hakenut oikaisua tiejaoston päätökseen. Tiekunnan toimitsijamies on tallentanut kunnan hakujärjestelmään Mosabackantien avustushakemuksen, mutta hakemusta ei oltu käsitelty. Mosabackantien hakemus oli tallentunut järjestelmään 24.5.2017

Valituksen perusteluina toimitsijamies toteaa, että hän on saanut vahvistusviestin asiointipalvelusta tallentaessaan hakemuksen. Vastausviestistä ei ilmene, mitä tiekuntaa se koskee. Toimitsijamies on samalla kertaa käsitellyt useamman tiekunnan hakemuslomakkeita. Hänen mukaansa on loogista, että käyttäjä tallentaa tiedot väliaikaisesti, kunnes kaikki liitteet ovat toimitettavissa. Lisäksi hänen mukaansa kunta on ohjeistanut, että liitteitä voi lisätä järjestelmään hakuajan jälkeenkin.

Toimitsijamiehen mukaan järjestelmässä tai sen ohjeistuksessa täytyy olla jotakin pahasti vialla, jos näin käy tai se onnistuu ohjaamaan harjaantuneen käyttäjän pahasti harhaan.

Tiejaoston vastine

Asiakirja, kuten sähköinen lomake, toimitetaan asiassa toimivaltaisen viranomaisen asiointiosoitteeseen aina lähettäjän omalla vastuulla. Samoin asetetun määräajan noudattaminen on lähettäjän vastuulla. Jos asiakirjan toimittamiselle on asetettu määräaika, lähettäjän on huolehdittava siitä, että asiakirja saapuu viranomaiseen määräajassa. Lähettäjä siis kantaa vastuun asiakirjan saapumisesta viranomaiseen oikea-aikaisesti. (Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 13/2003 4. §, 8. §, Hallintolaki 434/2003 17. §)

Valituksessa mainittu hakemus on saapunut valitusajan jälkeen, joten tiejaosto ei ole käsitellyt sitä.

Kunnan avustushakemuslomakkeen on tehnyt Eventizer Oy. Yhtiö on sähköisen asioinnin ratkaisuihin ja tiedonkeruujärjestelmien kehittämiseen erikoistunut IT-yhtiö. Yhtiö on toteuttanut myös muita Kirkkonummen kunnan käyttämiä sähköisiä lomakkeita.

Yhtiöstä 24.5.2017 pyydetyn selvityksen mukaan tietojen väliaikainen tallentaminen ei lähetä hakemusta kuntaan käsiteltäväksi. Samanlainen käytäntö on mm. verohallinnolla eli hakemus täytyy lähettää, että se tulee käsiteltäväksi. Lomakkeessa mainitaan vielä erikseen ”Täytä vaaditut tiedot ja lähetä”. Kunnan ohjeistuksessa sekä tiedotustilaisuudessa hakijoita on ohjeistettu lähettämään puuttuvat asiakirjat sähköpostitse/postitse kirjaamoon. Sähköinen hakulomake sulkeutui hakuajan jälkeen. Kuva hakulomakkeen Lähetä - toiminnosta oheismateriaalina.

Hakemuslomakkeessa on maininta, että mikäli liitteitä ei lähetetä sähköisesti, ne on toimitettava 30.6. mennessä tai muuna sovittuna ajankohtana kunnan kirjaamoon. Lomakkeessa käyttäjän on mahdollista merkitä liitteet maininnalla ”Toimitetaan myöhemmin”.

Ehdotus

Esittelijä

  • Anna-Kaisa Kauppinen, anna-kaisa.kauppinen@kirkkonummi.fi

Kunattekniikan lautakunta päättää, että tiejaoston 17.5.2017 § 20 päätöstä ei muuteta.

Päätös

Kuntatekniikan lautakunta päätti jättää asian pöydälle siksi aikaa, kun tutkitaan onko ohjelmassa käytettävyysongelma ja palataan asiaan seuraavassa kokouksessa.
Lisäksi tutkitaan tuleeko kuittaus, että hakemus tullut perille tai vahvistus sähköpostiin, että lähetys onnistunut.


Muutoksenhaku

Muutoksenhakukielto

Päätökseen, joka koskee vain asian valmistelua tai täytäntöönpanoa, ei saa kuntalain 136 §:n mukaan hakea muutosta.

_____

 

Käsitellyt asiat