Kuntatekniikan lautakunta, kokous 28.9.2017

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 36 Mosabacka; Valitus tiejaoston päätökseen yksityistieavustuksista

KIRDno-2017-173

Aikaisempi käsittely

Valmistelija

Elina Kasteenpohja, toimistoinsinööri, elina.kasteenpohja@kirkkonummi.fi

Perustelut

Mosabackantien tiekunnan toimitsijamies on 2.6.2017 jättänyt valituksen ja hakenut oikaisua tiejaoston päätökseen. Tiekunnan toimitsijamies on tallentanut kunnan hakujärjestelmään Mosabackantien avustushakemuksen, mutta hakemusta ei oltu käsitelty. Mosabackantien hakemus oli tallentunut järjestelmään 24.5.2017

Valituksen perusteluina toimitsijamies toteaa, että hän on saanut vahvistusviestin asiointipalvelusta tallentaessaan hakemuksen. Vastausviestistä ei ilmene, mitä tiekuntaa se koskee. Toimitsijamies on samalla kertaa käsitellyt useamman tiekunnan hakemuslomakkeita. Hänen mukaansa on loogista, että käyttäjä tallentaa tiedot väliaikaisesti, kunnes kaikki liitteet ovat toimitettavissa. Lisäksi hänen mukaansa kunta on ohjeistanut, että liitteitä voi lisätä järjestelmään hakuajan jälkeenkin.

Toimitsijamiehen mukaan järjestelmässä tai sen ohjeistuksessa täytyy olla jotakin pahasti vialla, jos näin käy tai se onnistuu ohjaamaan harjaantuneen käyttäjän pahasti harhaan.

Tiejaoston vastine

Asiakirja, kuten sähköinen lomake, toimitetaan asiassa toimivaltaisen viranomaisen asiointiosoitteeseen aina lähettäjän omalla vastuulla. Samoin asetetun määräajan noudattaminen on lähettäjän vastuulla. Jos asiakirjan toimittamiselle on asetettu määräaika, lähettäjän on huolehdittava siitä, että asiakirja saapuu viranomaiseen määräajassa. Lähettäjä siis kantaa vastuun asiakirjan saapumisesta viranomaiseen oikea-aikaisesti. (Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 13/2003 4. §, 8. §, Hallintolaki 434/2003 17. §)

Valituksessa mainittu hakemus on saapunut valitusajan jälkeen, joten tiejaosto ei ole käsitellyt sitä.

Kunnan avustushakemuslomakkeen on tehnyt Eventizer Oy. Yhtiö on sähköisen asioinnin ratkaisuihin ja tiedonkeruujärjestelmien kehittämiseen erikoistunut IT-yhtiö. Yhtiö on toteuttanut myös muita Kirkkonummen kunnan käyttämiä sähköisiä lomakkeita.

Yhtiöstä 24.5.2017 pyydetyn selvityksen mukaan tietojen väliaikainen tallentaminen ei lähetä hakemusta kuntaan käsiteltäväksi. Samanlainen käytäntö on mm. verohallinnolla eli hakemus täytyy lähettää, että se tulee käsiteltäväksi. Lomakkeessa mainitaan vielä erikseen ”Täytä vaaditut tiedot ja lähetä”. Kunnan ohjeistuksessa sekä tiedotustilaisuudessa hakijoita on ohjeistettu lähettämään puuttuvat asiakirjat sähköpostitse/postitse kirjaamoon. Sähköinen hakulomake sulkeutui hakuajan jälkeen. Kuva hakulomakkeen Lähetä - toiminnosta oheismateriaalina.

Hakemuslomakkeessa on maininta, että mikäli liitteitä ei lähetetä sähköisesti, ne on toimitettava 30.6. mennessä tai muuna sovittuna ajankohtana kunnan kirjaamoon. Lomakkeessa käyttäjän on mahdollista merkitä liitteet maininnalla ”Toimitetaan myöhemmin”.

Ehdotus

Esittelijä

Anna-Kaisa Kauppinen, kuntatekniikan johtaja, anna-kaisa.kauppinen@kirkkonummi.fi

Kunattekniikan lautakunta päättää, että tiejaoston 17.5.2017 § 20 päätöstä ei muuteta.

Päätös

Kuntatekniikan lautakunta päätti jättää asian pöydälle siksi aikaa, kun tutkitaan onko ohjelmassa käytettävyysongelma ja palataan asiaan seuraavassa kokouksessa.
Lisäksi tutkitaan tuleeko kuittaus, että hakemus tullut perille tai vahvistus sähköpostiin, että lähetys onnistunut.

Valmistelija

  • Elina Kasteenpohja, toimistoinsinööri, elina.kasteenpohja@kirkkonummi.fi

Perustelut

Yksityistieavustusten hakulomakkeen käytettävyydestä ja kuittausviesteistä.

Yksityistieavustuslomakkeessa tietojen lähettäminen -informaatiokentässä on mainita, että "Täytä vaaditut tiedot ja lähetä". Kun lomake on täytetty ja hakemus on lähetetty, samaan kenttään tulee tieto "Tiedot on lähetetty onnistuneesti. Kiitos palvelun käyttämisestä." Samalla lähettäjä saa sähköpostiinsa viestin otsikolla "Kuittaus Kirkkonummen kunnan sähköisen asiointipalvelun käytöstä" sekä sisällöllä "Kiitos Kirkkonummen kunnan sähköisen asiointipalvelun käytöstä. Tieavustushakemus on siirtynyt virkailijan käsittelyyn. Älä vastaa tähän viestiin. Viesti lähetettiin automaattisesti osoitteesta, jonka sähköposteja ei lueta."

Mikäli lomakkeen täyttäjä on tallentanut tiedot, hän saa seuraavan viestin sähköpostiin otsikolla "Asiointipalvelun tiedot tallennettu" sekä viestin "Jatka asiointipalvelun käyttöä seuraavasta linkistä:___linkki___ Tietojen avaamiseksi tarvitset salasanan, jonka annoit niiden tallentamisen yhteydessä. Tietoja säilytetään palvelussa kahden (2) kuukauden ajan, jonka jälkeen tiedot poistetaan. Ystävällisin terveisin ePalvelu. Älä vastaa tähän viestiin, sillä se on lähetetty automaattisesti eikä siihen tulleita vastauksia lueta."

ePalvelussa olevat viestit sekä sieltä lähtevät viestit ovat loogiset ja kertovat lomakkeen käyttäjälle sen käsittelytilanteesta.

Yksityistieavustusta haki vuonna 2017 154 tiekuntaa, joista kuntatekniikan lautakunnalle valitti viisi (5) tiekuntaa, joista kolme oli ensin tallentanut hakemuksen ja sitten lähettänyt sen myöhässä. Kaksi muuta hakemusta oli saapunut ajoissa.

Mosabackan tiekunta

Tiekunnan toimitsijamies oli saanut tietojen tallentamisesta kertovan viestin 2.4.2017 sekä 24.5.2017 kiitosviestin Kirkkonummen kunnan sähköisen asiointipalvelun käytöstä. Mosabackan tiekunnan avustushakemus oli siis silloin saapunut kirjaamoon.

Asiakirja, kuten sähköinen lomake, toimitetaan asiassa toimivaltaisen viranomaisen asiointiosoitteeseen aina lähettäjän omalla vastuulla.

Ehdotus

Esittelijä

  • Anna-Kaisa Kauppinen, kuntatekniikan johtaja, anna-kaisa.kauppinen@kirkkonummi.fi

Kuntatekniikan lautakunta päättää, että tiejaoston 17.5.2017 § 20 päätöstä ei muuteta.

Käsittely:

Toimistoinsinööri Elina Kasteenpohja esitteli §§ 33 – 37 lautakunnalle.

Puheenjohtaja Kati Kettunen esitti, että lautakunta hyväksyy seuraavan evästyksen:

Kuntatekniikan toimiala pyrkii jatkossa parantamaan avustushakemusten tiedottamista ja sähköisten avustuslomakkeiden käytettävyyttä ja selkeyttä. Puheenjohtaja totesi, että evästystä kannatettiin yksimielisesti.

 

Päätös

Kuntatekniikan lautakunta päätti keskustelun jälkeen päätösehdotuksen mukaisesti ja evästi toimialaa parantamaan jatkossa avustushakemusten tiedottamista ja sähköisten avustuslomakkeiden käytettävyyttä ja selkeyttä

Tiedoksi

Mosabackan tiekunta

Muutoksenhaku

Kunnallisvalitus

 

Kunnallisvalitusohje kunnanhallituksen päätöksestä Helsingin hallinto-oikeudelle

Tähän päätökseen haetaan muutosta valittamalla. Oikaisuvaatimuksen johdosta annettuun päätökseen saa hakea muutosta kunnallisvalituksin vain se, joka on tehnyt oikaisuvaatimuksen. 

Mikäli päätös on oikaisuvaatimuksen johdosta muuttunut, saa päätökseen hakea muutosta myös se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen) sekä kunnan jäsen.

 

Valitusviranomainen

Muutosta päätökseen haetaan Helsingin hallinto-oikeudelta.

 

Valitusaika

Valitus on tehtävä 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

 

Tiedoksisaanti

Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Käytettäessä tavallista sähköistä tiedoksiantoa asianosaisen suostumuksella katsotaan asianosaisen saaneen tiedon päätöksestä kolmantena päivänä viestin lähettämisestä, jollei muuta näytetä.

Käytettäessä todisteellista tiedoksiantoa katsotaan asianosaisen saaneen päätöksen tiedoksi saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana.

Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.

Tiedoksisaantipäivää tai sitä päivää, jona päätös on asetettu nähtäväksi, ei oteta lukuun muutoksenhakuaikaa laskettaessa. Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, valituksen saa tehdä ensimmäisenä arkipäivänä tämän jälkeen.

 

Kunnallisvalituksen perusteet

Kunnallisvalituksen saa tehdä sillä perusteella, että

 

- -päätös on syntynyt virheellisessä järjestyksessä,

- -päätöksen tehnyt viranomainen on ylittänyt toimivaltansa tai

- -päätös on muuten lainvastainen.

 

Valittajan tulee esittää valituksen perusteet valitusviranomaiselle ennen valitusajan päättymistä.

 

Valituskirjelmän sisältö

Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Valituksessa, joka on osoitettava valitusviranomaiselle, on ilmoitettava:

 

–          päätös, johon haetaan muutosta

–          miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi

–          perusteet, joilla muutosta vaaditaan.

 

Valituksessa on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatijana on joku muu henkilö, valituksessa on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta.

Valituksessa on lisäksi ilmoitettava postiosoite, puhelinnumero ja muut tarvittavat yhteystiedot. Jos valitusviranomaisen päätös voidaan antaa tiedoksi sähköisenä viestinä, yhteystietona pyydetään ilmoittamaan myös sähköpostiosoite.

Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valitus.

 

Valituskirjelmään on liitettävä

 

- päätös, johon haetaan muutosta valittamalla, alkuperäisenä tai jäljennöksenä

- todistus siitä, minä päivänä päätös on annettu tiedoksi tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta,

- asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.

 

Valituskirjelmän toimittaminen

Valituskirjelmä on toimitettava valitusajan kuluessa Helsingin hallinto-oikeudelle osoitteella:

 

Helsingin hallinto-oikeus

Tuomioistuimet-talo

Radanrakentajantie 5

00520 HELSINKI

 

Puhelin: 029 56 42000 (vaihde), Asiakaspalvelu/kirjaamo 029 56 42069

Telekopio: 029 56 42000

Sähköposti: helsinki.hao@oikeus.fi

 

Virastoaika: 8.00 - 16.15

 

Omalla vastuulla valituskirjelmän voi lähettää postitse tai lähetin välityksellä. Postiin valitusasiakirjat on jätettävä niin ajoissa, että ne ehtivät perille viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen viraston aukioloajan päättymistä.

Omalla vastuulla valituksen voi toimittaa ennen valitusajan päättymistä myös telekopiona tai sähköpostilla. Määräajassa toimitettava asiakirja on lähetettävä ennen määräajan päättymistä lainkäyttöviranomaiselle siten, että asiakirja on viranomaisen käytettävissä vastaanottolaitteessa tai tietojärjestelmässä.

 

Valituksen käsittelyn maksullisuus

Tuomioistuinmaksulain (1455/2015) nojalla peritään muutoksenhakijalta hallinto-oikeudessa 250 euron käsittelymaksu. Oikeudenkäyntimaksu ei kuitenkaan peritä, jos hallinto-oikeus muuttaa valituksenalaista päätöstä muutoksenhakijan eduksi.

 

Vahingonkorvausasiat

Hallinto-oikeus ei ota tutkittavaksi vaatimusta, joka koskee vahingonkorvauksen perustetta tai määrää. Toimivaltainen yleinen tuomioistuin (käräjäoikeus) käsittelee vahingonkorvausvaatimuksia koskevat riita-asiat.

 

Työsopimusasiat

Hallinto-oikeus ei ota tutkittavaksi valitusta, joka koskee päätöksen työsopimuslain vastaisuutta. Yleinen tuomioistuin (käräjäoikeus) käsittelee työsopimuslain tulkintaa koskevat riita-asiat.