Kuntatekniikan lautakunta, kokous 14.6.2018

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 91 Kuntatekniikan lautakunnan tietosuojaselosteet

KIRDno-2018-714

Valmistelija

  • Sirpa H. Salminen, hallintopäällikkö, sirpa.salminen@kirkkonummi.fi
  • Jussi Vaanola, jussi.vaanola@kirkkonummi.fi

Perustelut

Euroopan unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU 679/2016) on tullut voimaan toukokuussa 2016 ja sitä aletaan soveltaa kansallisesti 25.5.2018 alkaen. Asetusta sovelletaan henkilötietojen käsittelyyn sekä julkisella että yksityisellä sektorilla. Asetus korvaa vuoden 1995 henkilötietodirektiivin sekä sen kansallisesti täytäntöön panemiseksi annetun henkilötietolain (523/1999). Asetuksen rinnalle säädetään kansallisella tasolla uusi tietosuojalaki, jolla täsmennetään ja täydennetään asetusta.

Kaikkien rekisterinpitäjien on tarkistettava informointikäytäntönsä ja päivitettävä ne vastaamaan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimuksia. Yhtenä informaation välineenä Kirkkonummen kunta julkaisee tietosuojaselosteensa kunnan toiminnassa muodostuneita henkilörekistereitä ja siten myös henkilötietojen käsittelyä koskien. Tietosuojaselosteet toimivat siten informointiasiakirjoina. Tietosuojaselosteet itsessään eivät sisällä henkilötietoja tai salaisia tietoja, vaan ne vain kuvaavat rekisterinpitäjän suorittamaa henkilötietojen käsittelyä sekä tarjoavat myös muuta informaatiota käsittelyyn liittyen tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Kunnan tietosuojaselosteet tullaan pitämään yleisesti saatavilla kunnan verkkosivuilla, jonka lisäksi selosteet ovat saatavissa haluttaessa myös kunnan palvelupisteestä. Tietosuojaselosteiden ajantasaisuudesta tulee huolehtia ja selosteita on siten päivitettävä, mikäli niitä koskien tapahtuu muutoksia. Selosteiden päivitykset tekee rekisterin vastuuhenkilö / yhteyshenkilö ilman, että niitä tarvitsee tuoda kunnan toimielimeen uudelleen hyväksyttäviksi, mikäli muutokset eivät ole muuttaneet selosteiden kohteita toisiksi, kuin alun perin selosteita tehtäessä on tarkoitettu.

Kirkkonummen kunta on laatinut kaksikymmentä eri täyttökohtaa sisältävän lomakepohjan EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisen tietosuojaselosteen täyttämistä varten sekä laatinut myös sitä koskevat täyttöohjeet. Kunnan laatiman lomakepohjan ja täyttöohjeiden avulla laaditut tietosuojaselosteet käsittelevät aiemman, ennen tietosuoja-asetuksen soveltamisen alkamista voimassa olleen henkilötietolain edellyttämää tasoa laajemmin henkilötietojen käsittelyä koskevaa informaatiota. Kunnan valmiit tietosuojaselosteet tuodaan nyt hyväksyttäviksi kunnan asianmukaisiin toimielimiin.

Tiejaosto on 19.4.2018 § 26 päättänyt yksityistierekisteristä seuraavaa:

Kuvaus

Euroopan Unionin yleistä tietosuoja-​asetuksen (General Data Protection Regulation,​ GDPR) soveltaminen aloitetaan 25.5.2018 alkaen kaikissa EU:n jäsenmaissa. Tietosuoja-​asetusta täydentävä kansallinen tietosuojalaki tulee voimaan samanaikaisesti. Asetus ja laki toimivat jatkossa rinnakkain toisiaan täydentävinä.

Tietosuoja-​asetusta ja tietosuojalakia sovelletaan lähtökohtaisesti kaikkeen henkilötietojen käsittelyyn.

Kirkkonummen kunta ylläpitää mm. yksityistierekisteriä ja käsittelee henkilötietoja.

Yksityistierekisterin voimassaoleva rekisteriseloste jaetaan kokouksessa.

Ehdotus

Tiejaosto päättää seuraavasti:

1.
Tarkistaa nykyisen rekisterin tietosisältö ja täsmentää se vastamaan uutta tietosuoja-​asetusta ja tietosuojalakia. 

2.
Esitetään tietosuojaseloste kuntatekniikan lautakunnan hyväksyttäväksi.

Päätös

Tiejaosto päätti seuraavasti:

1.
Tarkisti nykyisen rekisterin tietosisällön ja täsmensi sen vastamaan uutta tietosuoja-​asetusta ja tietosuojalakia.

2.
Esittää tietosuojaselosteen kuntatekniikan lautakunnan hyväksyttäväksi.

______

Kuntatekiikan lautakunnan 14.6.2018 liitteinä ovat seuraavat tietosuojaselosteet:

Kirkkonummen kunnan karttapalautepalvelu
Kyrkslätts kommuns kartresponstjänst

Kirkkonummen kunnan kiinteistönpito- ja asunnonvuokrausjärjestelmä
Kyrkslätts kommuns  fastighetshållnings- och bostadsuthyrningssystem

Kirkkonummen kunnan maaomaisuus
Kyrkslätts kommuns markegendom

Kirkkonummen kunnan kuntarekisterin kiinteistöosa
Fastighetsdelen i Kyrkslätts kommuns kommunregister

Kirkkonummen kunnan kuntarekisterin väestörekisteri
Befolkningsregistret i Kyrkslätts kommuns kommunregister

Kirkkonummen kunnan yksityistierekisteri
Kyrkslätts kommuns register över enskilda vägar

Ehdotus

Esittelijä

  • Anna-Kaisa Kauppinen, yhdyskuntatekniikan johtaja, anna-kaisa.kauppinen@kirkkonummi.fi

Kuntatekniikan lautakunta päättää hyväksyä lautakunnan alaiset tietosuojaselosteet.

Päätös

Kuntatekniikan lautakunta päätti päätösehdotuksen mukaisesti.

Kuntatekniikan lautakunta päätti käsitellä § 91 ennen § 90.


Käsitellyt asiat