Kunnanhallitus, kokous 29.4.2019

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 146 Kunnan liittyminen KL-Kuntahankinnat Oy:n yhteishankintaan IT-laitteet ja niihin liittyvät palvelut

KIRDno-2017-1410

Aikaisempi käsittely

Valmistelija

Oili Toivanen, hankintapäällikkö, oili.toivanen@kirkkonummi.fi

Perustelut

Tausta

Kunnanhallitus päätti 19.9.2005  (428 §, dnro 1056/135/2005), että kunta hankkii 1.1.2006 alkaen mm. atk-laittet leasingrahoituksella ja että leasingrahoitus kilpailutetaan. Aluksi kunta kilpailutti itse leasingrahoituksen ja siihen liittyvät palvelut. Palveluntuottajana toimi 3 Step IT Oy.

Kunnanhallituksen päätöksellä 26.5.2014 § 216 (Dnro 457/02.08.00/2011) kunta liittyi kilpailuttamaansa sopimusta edullisempaan KL-Kuntahankinnat Oy:n yhteishankintana kilpailuttamaan ICT-laitteiden leasingrahoitus ja elinkaarenhallinta 2014-2018 -puitesopimukseen, jossa palveluntuottajana on 3 Step IT Oy kuten kunnan edellisissäkin sopimuksissa. Nykyinen puitesopimus päättyy huhtikuussa 2018. KL-Kuntahankinnat Oy on nyt kilpailuttamassa uudelleen ICT-laitteiden leasingrahoituksen ja elinkaarenhallintapalvelut (KLKH130) 4-vuotiselle sopimuskaudelle  Tarjouspyyntö julkaistaan joulukuussa 2017.

Yhteishankintayksikön käyttäminen

Suomen Kuntaliiton omistama kuntien yhteishankintayksikkö KL-Kun­ta­han­kin­nat Oy (jäljempänä Kuntahankinnat) on voittoa tavoittelematon yhtiö, joka kilpailuttaa ja neuvottelee asiakkaittensa puolesta puitejärjestelyjä ja han­kin­ta­so­pi­muk­sia sekä vastaa sopimushallinnasta. Kuntahankintojen tavoitteena on tuottaa asiak­kail­leen säästöjä yhteishankinnan suuren volyymin tuomina alhaisempina yk­sik­kö­hin­toi­na. Kunta-asiakas hyötyy myös säästyessään oman kilpailutus- ja hankintaprosessinsa kus­tan­nuk­sil­ta ja voidessaan käyttää hankintatoimensa resursseja omiin kuntakohtaisiin tarjouskilpailuihin.

Kuntahankinnat keskittyy volyymituotteiden kilpailutuksiin, joissa saadaan selvää ja todennettua mittakaavaetua hintasäästöinä ja joissa paikallista tarjontaa ei yleensä ole. Kuntahankinnat kattaa kulunsa palvelumaksuilla, jotka sopimustoimittajat sisällyttävät asiakashintoihin. Kuntahankintojen palvelumaksu leasingrahoituksen puitesopimuksessa on 0,15 % rahoitettavien kohteiden ja palvelujen verottomasta arvosta. Palvelumaksu sisältyy palveluntuottajan veloittamiin hintoihin.

Oikeuskäytännön uusien linjausten vuoksi yhteishankintayksiköiden kuten Kuntahankintojen on ilmoitettava jo tarjouspyynnössä  hankinnan laajuus nimeämällä puitesopimusta käyttävät tai siitä kiinnostuneet hankintayksiköt ja niiden ostovolyymit puitesopimuskauden aikana. Vain sitoutumalla jo kilpailutukseen kunta-asiakkaat varmistavat, että ne voivat käyttää tulevaa puitesopimusta.

Hankinnan kohde

Kuntahankintojen kilpailutuksen, ICT-laitteiden leasingrahoitus ja elinkaarenhallintapalvelut (KLKH130), kohteena on leasingrahoitus ICT-laitteille ja tarvittaessa myös ohjelmistoille valmistajasta riippumattomasti. Asiakas voi valita, mitkä kohteet se leasingrahoittaa vai käyttääkö se leasingrahoitusta lainkaan ja tarvittaessa asiakas voi myös jatkovuokrata tai lunastaa laitteita. Kunta tulee käyttämään kilpailutettavaa puitesopimusta  pääasiassa tietokoneiden ja tulostin-/monitoimilaitteiden leasingrahoitukseen silloin kun se käyttää leasingrahoitusta hankkiessaan ICT-laitteita.

Kilpailutukseen ja tulevaan puitesopimukseen sisältyvät myös jo edellisissä puitesopimuksissa olleet ICT-laitteiden elinkaarenhallintapalvelut, erityisesti laiterekisteri ja sen raportointityökalu sekä laiterekisteriin liittyvät integraatiot. Ne tukevat merkittävästi kunnan laitteistokannan hallintaa. Sopimuksen muista hyödyllisistä lisäpalveluista, jotka sisältyvät kilpailutukseen, kunta on käyttänyt poistuvien laitteiden pakkausta, tietoturvallista tyhjennystä ja kierrätyspalvelua.

Hankinnan arvo

ICT-laitteiden leasingrahoituksen ja elinkaarihallintapalvelujen kustannukset kunnalle 4-vuotisen sopimuskauden aikana ovat yhteensä noin 220 000 euroa (alv 0 %). Tähän summaan ei sisälly ICT-laitteiden hankintahintoja. 

Ehdotus

Esittelijä

Tarmo Aarnio, kunnanjohtaja, tarmo.aarnio@kirkkonummi.fi

Kunnanhallitus päättää sitoutua KL-Kuntahankinnat Oy:n kilpailutukseen ICT-laitteiden leasingrahoituksesta ja elinkaarenhallintapalveluista sekä kyseisen kilpailutuksen perusteella solmittavan puitesopimuksen käyttäjäksi sopimuskauden päättymiseen eli huhtikuuhun 2022 asti.

 

Kunnanhallitus 20.11.2017 käsittely:

Hankintapäällikkö Oili Toivanen oli kokouksessa läsnä asian käsittelyn ajan.

Päätös

Ehdotuksen mukaisesti.

Valmistelija

  • Lea Blomberg, lea.blomberg@kirkkonummi.fi

Perustelut

Suomen Kuntaliiton omistama kuntien yhteishankintayksikkö KL-Kuntahankinnat Oy on voittoa tavoittelematon yhtiö, joka kilpailuttaa ja neuvottelee kunta-asiakkaittensa puolesta puitejärjestelyjä ja hankintasopimuksia sekä vastaa sopimushallinnasta. Sen tavoitteena on tuottaa asiak­kail­leen säästöjä yhteishankinnan suuren volyymin tuomina alhaisempina yk­sik­kö­hin­toi­na ja asiakkaan säästyessä oman kilpailutusprosessinsa ja sopimusaikaisen toimittajan valvonnan kus­tan­nuk­sil­ta. KL-Kuntahankinnat Oy kattaa kustannuksensa sopimustoimittajien maksamilla palvelumaksuilla, jotka sisältyvät sopimustoimittajan myyntihintoihin.

Kunta on käyttänyt 1.12.2017 alkaen Kuntien Tiera Oy:n verkkokauppapalvelua eli Tieran Verkkokauppaa (kunnanhallituksen päätös 11.12.2017), jossa tämänhetkisenä puitesopimustoimittajana on Atea Finland Oy, hankkiessaan IT-laitteita (työasemia, tulostimia, tabletteja, palvelimia, tallennusjärjestelmiä ja verkkolaitteita sekä niiden tarvikkeita) ja niihin liittyviä palveluja mukaanlukien ohjelmistoja ja lisenssejä (lukuunottamatta Microsoft-käyttöoikeuksia). Sitä ennen kunta oli Suomen Kuntaliiton omistaman kuntien yhteishankintayksikön, KL-Kuntahankintojen Oy:n ja Dustin Finland Oy:n välisessä puitesopimuksessa IT-laitteistaja niihin liittyvistä palveluista. Tämä sopimus päättyi marraskuussa 2017. Kunta sitoutui käyttämään kyseistä sopimusta kunnanhallituksen päätöksellä 8.11.2013 § 474 (dnro 954/07.03.02/2013). Alun perin puitesopimustoimittajana oli Businessforum Oy, joka muuttui sopimuskauden aikana Dustin Finland Oy:ksi. Tätä sopimusta ennen vuosina 2010-2013 kunta käytti IT-laitteiden hankintaan edellistä KL-Kuntahankinnat Oy:n kilpailuttamaa puitesopimusta, jossa toimittajana oli Businessforum Oy.

Liittyminen Tieran Verkkokaupan käyttäjäksi ei velvoita kuntaa käyttämään verkkokauppapalvelua. Kunta voi ostaa samoja tuotteita ja palveluja Tieran Verkkokaupan ohella myös muilta toimittajilta.  Kunta ei sitoudu mihinkään hankintamääriin. Kunta voi lopettaa koska tahansa verkkokaupan käytön. Kirkkonummen kunnan tällä hetkellä käytössä olevien IT-laitteiden hankintahinta on yhteensä noin 1,9 miljoonaa euroa (alv 0 %), josta ATK-yksikön osuus on noin 1,4 milj. euroa ja sivistystoimen osuus noin 500 000 euroa. ATK-yksikön laiterekisterin IT-laitteista on noin 1250 kpl työasemia ja loput tulostimia, näyttöjä ym. Sivistystoimen IT-laitteista noin 1100 kpl on iPad-laitteita ja noin 570 kpl kannettavia tietokoneita.

Kuntahankinnat kilpailutti it-laitteet ja niihin liittyvä palvelut 2017. Tästä tehty sopimus vietiin markkinaoikeuteen ja tällöin kunta päätti ostaa tuotteet Tiera verkkokaupasta. Markkinaoikeus on ratkaissut riidan, ja Dustin on kuntahankintojen toimittaja it-laitteissa ja niihin liittymissä palveluissa.

Tietohallinto on verrannut Tiera verkkokaupan ja Dustinin hintoja. Pääsääntöisesti kaikki käytettävät laitteet ovat Dustinilla halvempia kuin Tiera verkkokaupassa. Muutama esimerkki:

HP 840 G5 laptop 4 vuoden takuulla: Atea 795,17€, Dustin 785 €

HP 600 G4 pöytäkone: Atea 595,46, Dustin 580 €

HP E243 monitori = 169 € molemmilla

HP Color laserjet pro M402dne: Atea 185 €, Dustin 175 €

Ipad 10.1”: Atea 363€, Dustin 360 €

Vuoden sisällä säästöt pelkkien tietokoneiden osalta ovat 500kpl laptop säästöä 10€*500=5000 €

500kpl desktop säästöä 15,46*500= 7730 €

 

Hankinnan kohteena ovat

• työasemat (pöytäkoneet, kannettavat tietokoneet, näytöt) ja tarvikkeet

• tulostimet sekä tarvikkeet

• tabletit

• palvelimet, tallennusjärjestelmät ja verkkolaitteet sekä tarvikkeet

• ohjelmistot ja lisenssit (ei koske Microsoft-käyttöoikeuksia)

• sekä edellisiin liittyvät palvelut kuten esiasennukset, asennus- ja päivitysprojektit ja tekninen suunnittelu

 

Tietohallinnon vuosittaiset  IT-laitteiden ja niihin liittyvien palvelujen hankinnat seuraavan neljän vuoden aikana ovat arviolta 800 000 euroa/vuosi.

 Arvio IT-laitteiden ja niihin liittyvien palvelujen hankinnoista seuraavan neljän vuoden aikana on yhteensä noin 3,2 milj. euroa (alv 0 %). 

Ehdotus

Esittelijä

  • Tarmo Aarnio, kunnanjohtaja, tarmo.aarnio@kirkkonummi.fi

Kunnanhallitus päättää, että kunta liittyy Suomen Kuntaliiton omistaman KL-Kuntahankintojen kilpailuttamaan sopimukseen it-laitteet ja niihin liittyvät palvelut, jossa sopimustoimittajana on Dustin Oy, hankkiessaan IT-laitteita (työasemia, tulostimia, tabletteja, palvelimia, tallennusjärjestelmiä ja verkkolaitteita sekä niiden tarvikkeita) ja niihin liittyviä palveluja mukaan lukien ohjelmistoja ja lisenssejä (lukuun ottamatta Microsoft-käyttöoikeuksia).

Päätös

Ehdotuksen mukaisesti. 


Muutoksenhaku

Oikaisuvaatimusohje

 

Oikaisuvaatimus kunnanhallitukselle

Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen. Oikaisuvaatimuksen saa tehdä se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen) sekä kunnan jäsen.

 

Oikaisuvaatimusviranomainen

Oikaisuvaatimus tehdään Kirkkonummen kunnanhallitukselle.

 

Oikaisuvaatimusaika

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

 

Tiedoksisaanti

Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Käytettäessä tavallista sähköistä tiedoksiantoa asianosaisen suostumuksella katsotaan asianosaisen saaneen tiedon päätöksestä kolmantena päivänä viestin lähettämisestä, jollei muuta näytetä.

Käytettäessä todisteellista tiedoksiantoa katsotaan asianosaisen saaneen päätöksen tiedoksi saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana.

Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.

Tiedoksisaantipäivää tai sitä päivää, jona päätös on asetettu nähtäväksi, ei oteta lukuun oikaisuvaatimusaikaa laskettaessa. Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, oikaisuvaatimuksen saa tehdä ensimmäisenä arkipäivänä tämän jälkeen.

 

Oikaisuvaatimuksen sisältö

Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa, joka on osoitettava kunnanhallitukselle, on ilmoitettava

 

- päätös, johon haetaan oikaisua

- miltä kohdin päätökseen haetaan oikaisua ja millaista oikaisua siihen vaaditaan tehtäväksi

- perusteet, joilla oikaisua vaaditaan

- oikaisuvaatimuksen tekijän nimi, kotikunta, postiosoite ja puhelinnumero

- jos oikaisuvaatimuspäätös voidaan antaa tiedoksi sähköisenä viestinä, yhteystietona pyydetään ilmoittamaan myös sähköpostiosoite

- jos oikaisuvaatimuksen tekijän puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava laatijan yhteystiedot

 

Oikaisuvaatimuksen toimittaminen

Oikaisuvaatimus on toimitettava jäljempänä olevaan osoitteeseen virka-aikana ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä.

Postiin oikaisuvaatimus on jätettävä niin ajoissa, että se ehtii perille kunnan kirjaamoon oikaisuvaatimusajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon virka-ajan päättymistä. Oikaisuvaatimuksen voi toimittaa ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä myös telekopiona tai sähköpostilla lähettäjän omalla vastuulla.

 

Yhteystiedot:

Kirkkonummen kunta

Postiosoite: PL 20, 02401 Kirkkonummi

Käyntiosoite: Ervastintie 2, palvelupiste tai kirjaamo 1.krs, Kirkkonummi

 

Virka-aika: 8.30 - 16.00, maanantaisin 8.30 - 17.00

 

puh.vaihde 09-29671, faksi  (09) 8786 053

s-posti: kirjaamo@kirkkonummi.fi

 

Oikaisuvaatimuksen käsittelyn maksullisuus

Oikaisuvaatimuksen käsittelystä ei peritä maksua.