Keskusvaalilautakunta, kokous 31.1.2019

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 7 Kevään 2019 vaalit, vaaleissa tarvittavien henkilötietojen kerääminen ja tietosuojasitoumus

KIRDno-2018-1222

Valmistelija

  • Ulla Gahmberg, kunnansihteeri, ulla.gahmberg@kirkkonummi.fi

Perustelut

Henkilötietojen kerääminen vaalitehtäviä varten

Kunta tarvitsee vaalitehtävissä työskentelevien henkilötiedot

  1. vaalityöstä maksettavan palkan tai palkkion maksua varten
     
  2. vaaleissa käytettävään vaalitietojärjestelmään, johon kunnan vaaliviranomaiset tunnistautuvat vahvalla tunnistautumisella
     
  3. vaalityötä varten tehtävän työsopimuksen tekemistä varten

Kunta on kerännyt em. henkilötiedot tähän asti osa-alueittain, monin eri tavoin. Tiedon keruu on ollut "vanhanaikaista" ja aikaa vievää kaikille osapuolille. 

Vaaleissa tarvittavien henkilötietojen keräämisen sujuvoittamiseksi kunta on laatinut sähköisen lomakkeen, jonka avulla kerätään kaikki vaaleissa tarvittavat henkilötiedot. Vaaliviranomaiset ja kaikki vaaleissa työskentelevät täyttävät lomakkeen. Lomake lähetetään sähköpostilla kaikille vaalityössä mukana oleville ja se avautuu lähettämistä varten vahvalla tunnistautumisella ts. pankkitunnuksilla tai sähköisellä henkilökortilla.  Kunta käyttää henkilötietoja lomakkeessa ilmoitetuin tavoin.

Vaalitietojärjestelmää koskeva tietosuojasitoumus

Oikeusministeriö ylläpitää vaalikäytössä olevaa vaalitietojärjestelmää. Keväällä 2018 voimaan tullut EU:n tietosuoja-asetus edellyttää, että kaikki jotka käyttävät vaalitietojärjestelmää, lukevat, hyväksyvät ja allekirjoittavat tietosuojasitoumuksen. Kunta on saanut oikeusministeriöltä vahvistuksen, että kunta voi kerätä tietosuojasitoumuksen vahvaa tunnistautumista edellyttävän sähköisen lomakkeen avulla.

Tietojen täyttämisen edelleen sujuvoittamiseksi henkilötiedot ja tietosuojasitoumus kerätään samalla sähköisellä lomakkeella. Lomake on liitteenä.

Lomakkeiden vastaanotto ja taltiointi

Kunta on sopinut sähköisen lomakkeen vastaanottajatahoista sekä taltioinnista ohjeiden mukaisesti.

 

Ehdotus

Esittelijä

  • Ulla Gahmberg, kunnansihteeri, ulla.gahmberg@kirkkonummi.fi

Keskusvaalilautakunta päättää ottaa käyttöön kevään 2019 vaaleissa sähköisen henkilötieto- ja tietosuojasitoumuslomakkeen edellä mainitulla tavalla.

 

Käsittely:

Puheenjohtaja ehdotti, että sähköisten lomakkeiden saavuttua kuntaan vielä jälkikäteisesti tarkistetaan, keiltä lomake on saapunut.

Päätös

Keskusvaalilautakunta päätti ottaa käyttöön kevään 2019 vaaleissa sähköisen henkilötieto- ja tietosuojasitoumuslomakkeen edellä mainitulla tavalla ja että sähköisten lomakkeiden saavuttua kuntaan vielä jälkikäteisesti tarkistetaan, keiltä lomake on saapunut.